Aplicaciones de Contabilidad

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MainBoss le permite realizar un seguimiento de los distintos tipos de gastos: la cantidad que paga por los equipos, materiales, servicios externos, etc., y la cantidad que cobran por el trabajo de su departamento de mantenimiento.

Nota: MainBoss no es un paquete de contabilidad Completo. Sin embargo, hace un seguimiento de las transacciones necesarias por dicho paquete. Esta información puede ser exportada para su uso con un paquete de contabilidad.

Las aplicaciones Contables MainBoss tienen por objeto simplificar las operaciones del día a día, de modo que los trabajadores que utilizan MainBoss no tienen que saber que cuenta contable se utiliza para los gastos. Para hacer esto posible, alguien familiarizado con las prácticas contables de su organización debe establecer una serie de definiciones que los trabajadores puedan utilizar luego.

Para consejos sobre cómo configurar las aplicaciones de contabilidad MainBoss, consulte la guía de Configuración. La descripción que hay aquí es solo un resumen de los conceptos básicos.

Las Aplicaciones Contables de MainBoss generan un camino para una auditoría confiable de los registros contables basado en sus cuentas del libro mayor general. Sin embargo, actualmente no existe ningún método directo para el uso de estos registros en relación con cualquier paquete de software de contabilidad. Usted tendrá que exportar la información de MainBoss y transformarla en un formato aceptable para su paquete contable.

Las Aplicaciones Contables de MainBoss se basan en los siguientes tipos de información:

• Centros de Costo: Si usted ha licenciado el módulo de Contabilidad de MainBoss, usted será capaz de definir los centros de costo. La mayoría de las organizaciones crearán un centro de costo único para cada cuenta del libro mayor general utilizado por el departamento de mantenimiento. Sin embargo, es posible crear múltiples centros de costo todos correspondientes a un único libro mayor de Contabilidad. Esto hace que sea posible contar con un desglose detallado de gastos para los propósitos de su departamento, incluso si tal desglose detallado no es requerido por su organización como un todo.
  
  Por ejemplo, supongamos que sólo se utilice una sola cuenta mayor para gastos de material. Puede crear un centro de costo único denominado Materiales para esa cuenta del libro mayor. Sin embargo, puede decidir crear múltiples centros de costo, tales como Materiales Eléctricos, Materiales de Plomería, Materiales Mecánicos, y así sucesivamente, todos correspondientes a la misma cuenta de un único libro. De este modo, MainBoss le dará un desglose más detallado de sus gastos de materiales, a pesar de que su sistema contable actual no subdivida los gastos de esta manera.
  
  Si no ha licenciado el módulo de Contabilidad de MainBoss, MainBoss esconde todas las referencias a los centros de costo. Por lo tanto, no se define ningún centro de costo y no lo verá utilizado en alguna parte en el software.
• Modelo de gasto: Un modelo de gasto es un tipo de registro de MainBoss que describe que "costo" tendrá una orden de trabajo en particular. Por ejemplo, en los trabajos que usted hace para el cliente X, se puede requerir clasificar los gastos de un modo, en los trabajos para el Cliente Y, puede tener que utilizar un sistema diferente de clasificación. Como otro ejemplo, las organizaciones que reciben ayudas del gobierno pueden tener que escribir los gastos de formas diversas en los proyectos de ayuda que en otros tipos de trabajo.
  
  Cuando usted crea una orden de trabajo usted elije el modelo de gasto apropiado para el trabajo. Usted debe tener un modelo de gasto separado para todos los formatos de reporte distintos que usted pueda utilizar.
• Categorías de Gasto: Cada modelo de gasto tiene un conjunto de categorías de gasto asociado. Estas son las categorías que se deben utilizar para clasificar los gastos en esta situación particular. Usted podría tener categorías como
  
  Partes de repuesto Material de Trabajo Trabajo de Contratistas externos
  
  Al preparar una orden de trabajo, nos fijamos en cada gasto y se hace la pregunta: "¿Qué tipo de gasto es esto?" Usted elige la categoría de gasto de la lista de categorías disponibles relacionadas con el modelo de gasto.
  
  Si tiene licencia para el módulo de Contabilidad, cada categoría de gasto dentro de un modelo de gasto tiene un centro de costo asociado. Esto indica que la cuenta del libro mayor que se debe utilizar para esa categoría de gasto se encuentra dentro de ese modelo de gasto. Vincular una categoría de gasto a un centro de costo se denomina una asignación de gasto.

Como un ejemplo, supongamos que una empresa de Administración de propiedad crea dos cuentas de libro mayor para cada inquilino: una para los gastos de mano de obra y otro para gastos de material. Esto podría le podría guiar a la configuración de los siguientes centros de costo:

   Centros de Costo      Cuenta de Libro Mayor
InquilinoA Mano de Obra             00001
InquilinoA Materiales               00002
InquilinoB Mano de Obra             00003
InquilinoB Materiales               00004
InquilinoC Mano de Obra             00005
InquilinoC Materiales               00006

Para cada inquilino, se crea un modelo de gasto: Modelo de InquilinoA, TenantB Modelo de InquilinoB, Modelo de InquilinoC. El Modelo de InquilinoA contendrá las siguientes categorías de gasto:

  Categoría              Centro de Costo
 Mano de Obra        InquilinoA Mano de Obra
 Materiales          InquilinoA Materiales

El Modelo de InquilinoB y el Modelo de InquilinoC serán similares.

Cada vez que crea un orden de trabajo, usted tiene que asignar un modelo de gasto. Supongamos que usted está haciendo un trabajo para el inquilino A. Mira su lista de modelos de gasto y vera que hay una especialmente asociado con Modelo de InquilinoA; que por lo tanto se asigna el modelo de gasto a la orden de trabajo.

Lo siguiente que tiene que asignar una categoría de gasto para cada gasto en la orden de trabajo. Cuando usted mira la lista de las categorías asociadas con un Modelo de InquilinoA, se ve que sólo hay dos: Mano de Obra y Materiales. Por lo tanto, sólo tienes que asignar una de estas dos categorías para cada gasto en el orden de trabajo. Si tiene el módulo de Contabilidad, esto también asocia un centro de costo con cada gasto, y por lo tanto con un libro mayor general. Nótese, sin embargo, que cuando se complete la orden de trabajo, sólo tiene que hacer dos tipos de decisiones:

• Cual modelo utilizamos (qué enfoque general usamos para saber "cuanto costara" este trabajo)?
• Por cada gasto en la orden de trabajo, a cual categoría de gasto disponible pertenece este?

Cuentas por Defecto: Las aplicaciones de contabilidad MainBoss le permiten separar los gastos de una manera sofisticada (por ejemplo, si mantiene cuentas separadas para cada inquilino). Si sus necesidades son más sencillas, MainBoss tiene modelos por defecto de gastos y categorías de gasto que se pueden utilizar, con o sin modificaciones.

Si usted no necesita de contabilidad en todo, sólo tiene que utilizar el modelo de gasto por defecto para todas las órdenes de trabajo. Elija las categorías de gasto predeterminadas para cada artículo de la orden de trabajo.

Cada vez que crea un objeto de trabajo, debe especificar un modelo de gasto. Si no ha configurado sus propios modelos de gasto, utilice el modelo por defecto.

Del mismo modo, cada vez que agrega un artículo una orden de trabajo, se debe especificar una categoría de gasto. Si no ha creado sus propias categorías, utilice las predeterminadas.

Mostrando Registros Contables: Para mostrar los registros de contabilidad que MainBoss crea, se utiliza Administración | Contabilidad. Para más información, ver Registros de Contabilidad .

Vea también:

• Correcciones

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