Édition des fichiers de MainBoss en utilisant un autre programme

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Q: Est-ce que je peux éditer des fichiers de données de MainBoss avec l'autre logiciel?

A: Les fichiers de données qui contiennent l'information de MainBoss peuvent être ouverts avec Microsoft Excel ou Access, FoxPro visuel et d'autres tels programmes. Les utilisateurs qui sont au courant de ces logiciels demandent parfois s'ils peuvent être employés pour éditer les fichiers de données de MainBoss. La réponse est NON.

Regardons un exemple spécifique. Supposer que vous êtes sur le point de produire des ordres d'entretien préventif et vous faites une erreur de dactylographie: vous produisez accidentellement tout les ordres d'entretien jusqu'aux 1re octobre 2005 plutôt que le 1re octobre 2004. Oh là là. Vous avez soudainement beaucoup de nouveaux ordres d'entretien que vous voulez vous en débarrasser...et vider chacun individuellement prendra beaucoup de temps. Pourquoi est-ce que vous ne pouvez pas simplement employer MS Excel pour ouvrir le fichier qui contient des ordres d'entretien, supprimes alors tous les ordres d'entretien supplémentaires avec un simple commande d'effacement?

La réponse est que les tables de MainBoss sont lié—elles se rapportent de beaucoup de différentes manières. Par exemple, supposer quelques ordres d'entretien crées produisent des réservations pour quelques pièces de rechange pour l'usage dans le travail. Dans le dossier qui contient l'information d'inventaire, il y a un archive qui indique, "ces pièces de rechange sont réservé pour cet ordre" de travail...et il y a un lien de ces points à l'ordre d'entretien approprié. Si vous supprimez quelque chose du dossier d'ordre d'entretien, ce lien dans le fichier de stock n'est plus bon; il se dirige à quelque chose qui est disparue. Le mauvais lien dans le fichier de stock peut mener aux problèmes sérieux plus tard.

D'autre part, si vous employez MainBoss lui-même pour vider des ordres d'entretien, MainBoss sait tous les fichiers de données sont liés et s'assure aucuns problèmes se produire. Quand vous supprimez un archive dans un dossier, MainBoss ajuste tous autres dossiers convenablement que rien ne soit laissé accrocher.

La morale est simple: Ne jamais faire les changements de n'importe quel fichier de MainBoss en utilisant un programme autre que MainBoss lui-même.

Les utilisateurs avancés nous demandent également s'ils peuvent ouvrir un dossier de MainBoss dans un autre programme (Excel, Access, etc.) et seulement regard aux données. Parfois il est plus facile de regarder des données dans un format de tableur plutôt qu'imprimer un rapport de MainBoss ou parcourant des archives individuelles. En principe, c'est correct parce qu'il ne change pas réellement les données de MainBoss...mais vous devez encore faire attention. FoxPro, par exemple, peut changer vos données même si vous ne le demandez pas. Une action simple comme se déplacer entre les archives (c.-à-d. changeant le foyer d'entrée en un autre archive) peut écrire tout les changements que vous pourriez avoir faits à l'archive précédente.

Employant le logiciel " Access " pour regarder un fichier cré automatiquement un fichier avec le même nom bas mais avec le suffixe .INF. Ce fichier est créé dans le dossier de base de données de MainBoss. Les dossiers " INF " peuvent encombrer le dossier, et peuvent causer la confusion au sujet de quels dossiers sont employés réellement par MainBoss.

Regardant un fichier en Excel marque le dossier comme "occuper" et empêche d'autres utilisateurs de le changer. Si quelqu'un emploie MainBoss pendant que vous regardez le dossier dedans Excel, l'utilisateur de MainBoss peut recevoir des messages d'erreur " fichier occupé " qui causent MainBoss à la sortie.

Afin de regarder une table de MainBoss dans n'importe quel autre programme, la connaissance détaillée de la structure de données fondamentale de MainBoss et du programme de visionnement est exigée. Donc, nous ne recommandons pas de faire ceci. Si vous devez regarder un fichier de MainBoss en utilisant un autre programme, commencer par copier le dossier de MainBoss à partir du dossier de base de données de MainBoss à un autre répertoire. Vous pouvez alors lire la copie et l'employer cependant que vous voudriez...mais ne la copiez pas en arrière quand vous êtes fini avec elle! Supprimez la copie quand vous êtes fini

Finalement, c'est meilleur pour employer MainBoss à la manière dont it est : rendre toutes les changements, additions ou suppressions seulement dans le logiciel. D'autres programmes peuvent sembler comme des raccourcis, mais ils poseront des problèmes plus tard.

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