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Cette section identifie la séquence habituelle des évènements consécutifs à un problème rapporté par une source extérieure au département d'entretien.
| Note: Cette section (et les autres sections de ce chapitre) décrit comment MainBoss est généralement utilisé. Toutefois, presque tout, ici, est optionnel; vous pouvez choisir les caractéristiques de MainBoss qui conviennent le mieux à vos méthodes d'opération. Par exemple, un bon de travail MainBoss vous permet d'enregistrer à l'avance des estimations de main d'oeuvre et de matériel, en plus des coûts réels une fois le travail terminé. Toutefois, vous n'avez pas à utiliser ces caractéristiques; si votre organisation ne tient pas compte du "coût par réparation" du matériel et de la main d'oeuvre, vous pouvez tout simplement ne pas inclure cette information dans vos bons de travail. |
- Créer une requête de travail (voir Création et Édition d'une Nouvelle Requête de Travail). Cette opération est faite par la personne à qui est rapporté le problème.
- Dans certaines organisations, des employés externes au département d'entretien sont autorisés à préparer leurs propres requêtes de travail. Par exemple, il pourrait y avoir quelqu'un dans chaque département qui serait autorisé à créer et soumettre des requêtes de travail à être traitées par le département d'entretien.
- Ouvrir un bon de travail à partir d'une requête de travail (voir Création et Édition d'un Bon de Travail). Ceci est généralement fait par un employé du département d'entretien. La requête de travail originale contient une brève description du problème. La personne qui monte le bon de travail peut ajouter plus d'information, incluant:
- la priorité accordée au travail
- la date et l'heure où le travail doit être complété
- le personnel assigné au travail (y incluant, possiblement, le coût de main d'oeuvre basé sur le taux de salaire horaire)
- une estimation du temps prévu pour compléter le travail
- liste des matériaux nécessaire pour compléter le travail
- une description détaillée du travail à effectuer
- Imprimer le bon de travail et le donner au personnel assigné à cette tâche (voir Impression des Bons de Travail).
- La fermeture du bon de travail une fois le travail complété. Ceci peut être fait par les gestionnaires de l'entretien ou par le personnel qui a complété le travail. Lorsque vous fermez un bon de travail, vous entrez les informations réelles concernant le travail, contrairement aux estimations faites à la création du bon de travail. Par exemple, quand vous créez un bon de travail, vous pouvez estimer les quantités de matériel et de main d'oeuvre qui seront probablement utilisés pour le travail; quand vous fermez le bon de travail, vous entrez la main d'oeuvre et les matériaux réellement utilisés.
- Aussi, vous attribuez un code de fermeture à chacun des bons de travail. Par exemple, vos codes de fermeture peuvent être fondés sur les catégories de problèmes (plainte sur la ventilation et le chauffage, problème de plomberie, vandalisme, etc.) ou ils peuvent être fondés sur la façon dont vous avez réglé le problème (réparation, remplacement, adjustement, etc.). Les codes de fermeture sont une bonne façon de classifier et de retracer le type de travail que fait votre département.
À tout moment durant le processus, vous pouvez reviser les résultats des étapes précédentes. Par exemple, au moment de la création d'un bon de travail, vous n'aviez pas toute l'information nécessaire pour l'estimation des coûts de main d'oeuvre et de matériel. Quand, finalement, vous obtenez ces informations, vous pouvez retourner dans le bon de travail et les ajouter. Vous pouvez même modifier un bon de travail après sa fermeture, si vous avez des informations additionnelles ou si vous découvrez que vous avez fait une erreur.
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