La terminologie

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Table: Une table est une liste d'enregistrements contenant de l'information sur un équipement ou un espace. Par exemple, la Table Bâtiments est une liste des bâtiments où votre organisation effectue des travaux d'entretien. Chaque enregistrement dans la Table Bâtiments contient de l'information à-propos d'un bâtiment en particulier. (Soit son appellation et/ou adresse.)

Code d'Identification: Un code d'identification doit être attribué à chaque enregistrement d'une table. Il ne peut y avoir de duplication de code d'identification dans une même table.

Équipement: Équipement est un terme général pour toute unité requérant de l'entretien. À vous de décider de ce qui compose un équipement. Par exemple, vous pourriez considérer une ligne d'assemblage complète comme un seul équipement, ou vous pourriez considérer que la ligne d'assemblage est un système composé de plusieurs équipements indépendants.

Espace: Un espace est une aire spécifique dans un bâtiment. Cela peut être une simple pièce, un ensemble de pièces adjaçentes, ou encore, un étage complet dans un édifice à bureaux. Il n'en tient qu'à vous de décider si vous voulez peu de grands espaces ou un grand nombre d'espaces plus petits—choisissez ce qui convient le mieux à vous et vos employés. Par exemple, si vous avez à jongler avec de très grands espaces, vous pourriez les diviser en plusieurs espaces; un grand plancher d'usine peut être divisé en espaces différents tels que: "Usine, secteur nord-est", "Usine, secteur nord-ouest", etc. De cette façon, vos désignations seront plus spécifiques et aideront votre personnel à localiser plus facilement l'endroit où est le problème.

Unité d'Entretien: Une unité d'entretien (ou simplement unité) est soit, un espace, ou un équipement. Généralement, MainBoss vous permet d'effectuer les mêmes opération sur les deux. Par exemple, vous pouvez planifier un entretien préventif sur un équipement ou un espace. Vous pouvez préparez des bons de travail pour de l'entretien sur les deux types d'unités, et sauvegarder des historiques de travail sur les deux types d'unités.

Dû à la similarité des deux types d'unités pour MainBoss, vous avez souvent la liberté, dans une situation donnée, de choisir le type d'unité que vous voulez. Par exemple, le système de chauffage/climatisation pour une aire particulière pourrait constituer un équipement ou faire partie intégrante de l'espace lui-même. Tout dépend de l'approche qui sied le mieux à la gestion du travail dans votre organisation.

Note: Pour MainBoss, la différence majeure entre de l'équipement et des espaces est le fait que l'équipement peut être capitalisé, mais non les espaces.

Requête de travail: Une requête de travail est généralement le résultat d'une plainte venant de quelqu'un ne faisant pas partie du département d'entretien. Elle contient les informations préliminaires au sujet du problème: l'endroit, le nom de la personne qui a signalé le problème, la date et l'heure où la plainte a été reçue et, une brève description du problème concerné.

Bon de travail: Un bon de travail est une description détaillée du travail à faire. En général, ce document est imprimé et distribué au personnel assigné pour ce travail.

Un bon de travail est beaucoup plus qu'une requête de travail. Par exemple, un bon de travail spécifiera le temps évalué pour faire le travail, les pièces et matériaux requis, et ainsi de suite. De tels détails ne sont pas mentionnés dans une requête de travail. Généralement, les requêtes de travail sont conçues pour être complétées par du personnel externe au département d'entretien, (par exemple: Une secrétaire de département) tandis que les bons de travail sont préparés par les gestionnaires du département d'entretien. Lorsque vous créez un nouveau bon de travail en utilisant l'information provenant d'une requête de travail existante, nous disons que la requête de travail a été transférée en bon de travail.

Bons de Travail Correctifs et Bons de Travail Préventifs: Un bon de travail correctif spécifie le travail à être fait pour résoudre un problème qui nous a été rapporté.

Un bon de travail préventif est automatiquement créé par le système MainBoss de planification de l'entretien préventif. Les bons de travail préventifs spécifient point par point les tâches qui doivent être effectuées dans le cadre des opérations d'entretien préventif.

Rapport: Un rapport est une liste d'informations provenant des fichiers de MainBoss. MainBoss peut générer plusieurs types de rapports différents.Dont, des historiques de travail, des sommaires de coûts, des listes d'équipements, et ainsi de suite.

Items: Les items sont du matériel utilisé dans le cours de vos travaux d'entretien, tels que pièces de rechange, outils, produits chimiques, et ainsi de suite. Il y a deux catégories d'items:

Les items inventoriés sont des unités de matériel pour lesquels vous voulez que MainBoss mémorise les transactions. Par exemple, vous voulez probablement que MainBoss puisse retracer toutes les pièces de rechange importantes pour tous vos équipements; de cette façon, MainBoss peut vous aviser des bas niveaux d'inventaire à renouveler.
Les items non-inventoriés sont des unités de matériel pour lesquels vous n'avez pas besoin de niveau d'inventaire. Ceux-ci sont des matériaux que vous ne gardez pas normalement en inventaire (pièces que vous commandez au besoin) ou tout simplement du matériel que vous ne voulez pas contrôler (par exemple, des éléments de base; colle, ruban adhésif en caoutchouc, etc., qui sont utilisés couramment et dont le suivi serait trop laborieux).

Administration MainBoss: Un ensemble d'opérations habituellement réservées à la personne qui est en charge de MainBoss dans votre organisation. Par exemple, l'Administrateur MainBoss a le contrôle des utilisateurs et des fonctions qui leur sont ou non attribuées. Il peut définir qui peut faire quoi.

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