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Fichiers attachés |
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Plusieurs organisations ont de l'information en ligne associée à des équipements et/ou espaces. Par exemple, une usine de production pourrait avoir des diagrammes schématiques montrant comment effectuer une certaine réparation, tandis qu'une firme de gestion immobilière pourrait avoir des documents en ligne statuant les ententes contractuelles avec un locataire en particulier.
Dans de tels cas, il est utile d'attacher des dessins, des documents, et autres types de fichiers aux registres de MainBoss. Ceci facilite votre gestion et les travailleurs peuvent trouver facilement l'information qui pourrait être inhérente à une tâche en particulier.
Un Exemple: Comme exemple sur la façon dont cela fonctionne, considérez le cas d'une compagnie de gestion immobilière qui fournit des services d'entretien à un certain nombre de locataires d'un édifice à bureaux. À chaque fois qu'un locataire signe un bail, la compagnie prépare un document Microsoft Word spécifiant toutes les ententes contractuelles spéciales entre le locataire et la compagnie de gestion.
Évidemment, il y a des moments où il serait utile pour le département d'entretien de vérifier les ententes contractuelles qui ont été passées avec un locataire en particulier. Donc, dans la table Espace de MainBoss, dans l'enregistrement de chaque bureau de locataire, la compagnie spécifie le nom du fichier contenant le document pertinent. Il est aussi nécessaire d'aviser MainBoss que ce fichier devrait être ouvert avec Microsoft Word.
Une fois que cette information a été mise en place, quiconque regarde dans l'enregistrement de la table Espace peut ouvrir le document directement dans MainBoss. Ce qui signifie que MainBoss démarre Microsoft Word pour afficher le fichier; vous pouvez aussi utiliser les fonctions de Word pour imprimer le fichier, l'éditer, et ainsi de suite.
Le même principe s'applique aux autres types de fichiers. Par exemple si vous avez un fichier CAD-CAM fournissant un diagramme schématique pour un certain équipement, vous pouvez enregistrer le nom de ce fichier dans le registre approprié de la table Équipement. Vous devez aussi spécifier le nom d'un programme CAD-CAM qui vous permettra de visionner le dessin.
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