Envoi de Rapports MainBoss par Courriel (E-Mail)

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Q: Comment puis-je envoyer des rapports par courrier électronique à d'autres personnes?

A: La clé est de créer une configuration d'imprimante associée à un fichier plutôt qu'au port d'imprimante actuel. Vous faites ceci de la manière habituelle selon laquelle vous ajoutez une imprimante à votre système (par exemple, par le biais des enregistrements d'Imprimantes dans le panneau de configuration de Windows).

Configurer une imprimante de même type que celle qui sera utilisée par le destinataire du couriel. Par exemple, si vous voulez envoyez un rapport à quelqu'un qui utilise une imprimante HP LaserJet 4SI MX, configurer une telle imprimante, mais quand on Windows vous demande de spécifier un port d'imprimante, choisissez FICHIER:.

Note: Si vous ne savez pas le type d'imprimante qui sera utilisée, ou si vous voulez créer un type de rapport convenant à plusieurs types d'imprimantes, configurer une imprimante de texte générique (ASCII) associée avec FICHIER:.

Une fois que vous aurez configuré une imprimante appropriée, vous êtes prêt pour la préparation du rapport, démarrez MainBoss et choisissez le rapport dans le menu des Rapports de MainBoss comme d'habitude. Ensuite, dans la boîte de dialogue pour l'impression du rapport, cliquez sur le bouton Config.impr. Ceci ouvre une autre boîte de dialogue où vous pouvez sélectionner une imprimante. Choisissez la configuration d'imprimante FICHIER: que vous avez créée, ensuite suivez les étapes habituelles pour imprimer le rapport.

Lorsque vous demandez à MainBoss d'imprimer un rapport, Windows vous demande le nom du fichier où le rapport devrait être imprimé. Spécifiez un fichier approprié; ce sera le fichier que vous enverrez par couriel. Continuez l'opération comme d'habitude, et Windows écrira le rapport au fichier approprié au lieu de l'imprimer.

Vous pouvez envoyer le fichier directement par couriel. Cependant, il se peut que vous préfériez compresser le fichier en utilisant un utilitaire tel que WinZip. Dans ce cas, le destinataire devra le décompresser avec WinZip avant de l'imprimer.

Pour imprimer un rapport qui est sauvegardé dans un fichier, vous utilisez la commande DOS COPY avec l'option /b. Par exemple, si vous imprimez par le biais d'une imprimante située sur le port LPT1, vous pourriez utiliser

copy /b report.prn LPT1:

Si vous imprimez par le biais d'une imprimante réseau, vous devez vous assurer que vous copiez sur une imprimante partagée. Une ligne de commande typique pourrait se lire

copy /b report.prn \\JOE\printer

où JOE est le nom d'un système du réseau qui a créé un fichier partagé d'imprimante pour l'imprimante que vous voulez utiliser.

Note: Si vous décidez que c'est trop compliqué de configurer des imprimantes partagées, vous pouvez tout simplement décider de créer le rapport original en format texte générique (ASCII). Ceci vous permet de lire le fichier d'impression avec Windows NOTEPAD, Microsoft Word, ou tout autre programme permettant la lecture de fichiers texte. Vous pouvez à ce moment utiliser les fonctions normales d'impression du programme pour imprimer le rapport.

Quand vous voulez imprimer des rapports sur votre propre système, rappelez-vous d'utiliser le bouton Config. impr. pour revenir de l'imprimante FICHIER: à l'imprimante usuelle de votre ordinateur.

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