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MainBoss peut émettre automatiquement les bons d'achat pour vous. Pour accomoder les organisations qui exigent des approbations avant de faire des achats, le processus de création de bons d'achat peut comprendre plusieurs stades:
- Le stade brouillon : C'est le stade où premièrement, vous entrez les informations sur le bon d'achat. Normalement, ce stade dure seulement jusqu'à la première sauvegarde du bon d'achat.
- Le stade ouvert : Un bon d'achat est réputé ouvert lorsque le brouillon initial a été sauvegardé. Il peut encore être édité si vous le désirez. Le bon d'achat reste ouvert jusqu'à ce que vous l'émettiez (voir ci-dessous).
Une fois que le bon d'achat a été ouvert, les items sur ce bon d'achat sont considérés être en commande . Par exemple, lorsque vous jetterez un coup d'oeil aux registres de ces items dans la table Items Inventoriés, MainBoss affichera qu'une quantité de ces items sont en commande. Ces items n'apparaîtront dans aucune liste de réapprovisionnement, puisque MainBoss pense qu'ils ont déjà été commandés.
- Le stade émis : Lorsqu'un bon d'achat a été ouvert, plusieurs organisations exigent que le bon d'achat soit approuvé par quelqu'un avec l'autorité approprié. Une fois le bon d'achat approuvé, il peut être émis au fournisseur qui fournira les marchandises. Un bon d'achat émis a déjà été soumis au fournisseur.
Si vous avez émis un bon d'achat mais découvrez que vous devez faire des changements avant de l'expédier au fournisseur, MainBoss vous permet de retirer le bon d'achat . Cette procédure ramène le bon d'achat au stade ouvert.
- Le stade réception : Le stade réception suit le stade d'émission du bon d'achat, lorsque vous commencez à recevoir des items spécifiés dans le bon d'achat. Une seule réception pourrait inclure tous les items spécifiés dans la commande; d'un autre côté, il pourrait y avoir plusieurs réceptions avant que tous les items ne soient reçus.
Notez qu'il n'y a pas de ligne de démarcation entre le stade émis et le stade de réception. Aussitôt que vous émettez le bon d'achat, vous pouvez commencer à enregistrer des réceptions d'items pour ce bon d'achat.
- Le stade fermé : Une fois que tous les items spécifiés sur le bon d'achat ont été reçus, le bon d'achat peut être fermé. Le bon d'achat peut aussi être fermé lorsque certains items ont été reçus et que les items manquants ont été cancellés pour cette commande.
Les bons d'achat peuvent aussi être créés de plusieurs différentes façons. La plus simple est la création directe en sélectionnant Inventaire —> bon de commande du menu. Vous pouvez aussi créer un nouveau bon d'achat à partir du fureteur Bons d'Achat—voir Fureter les Bons d'Achat.
Les bons d'achat peuvent aussi faire partie du processus de création des bons de travail. Lorsqu'un bon de travail requiert l'engagement de contracteurs externes ou l'achat d'items non-inventoriés, MainBoss vous permet de créer un bon d'achat pour couvrir ces coûts de main d'oeuvre et/ou de matériaux. Pour en savoir plus sur cette façon de créer des bons d'achat, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.
Voir Aussi:
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