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MainBoss utilise des moyens détaillés pour rapporter quels items d'inventaire doivent être renouvelés, pour créer des bons de commande, et pour faire le suivi des réceptions. Cette section définit la séquence habituelle des étapes d'achat et de réception. Pour plus d'information, voir Bons d'achat.
- Pour commencer, demander à MainBoss la liste des items d'inventaire qui sont sous le seuil minimal. Vous pouvez réduire cette liste en indiquant quels items sont déjà commandés d'un fournisseur spécifique.
- Dans le plus simple des cas, vous indiquez simplement à MainBoss de préparer un bon de commande pour le nombre d'items à être renouvelés du même fournisseur qu'à la dernière commande. Si nécessaire, vous pouvez aussi modifier le bon de commande pour ajouter des items additionnels (ceux qui ne sont pas sous leur seuil minimal ou qui ne font pas partie de votre inventaire habituel).
- Une fois que le bon de commande approprié a été créé, vous le faites imprimer. Le bon de commande peut alors être soumis pour approbation à la direction ou envoyé directement au fournisseur.
- À la réception des marchandises, les items reçus peuvent être comparés au bon de commande et inscrits comme reçus. MainBoss met à jour vos régistres d'inventaire pour refléter les items reçus. Il tient compte des items en rupture d'inventaire (B/O) afin que vous sachiez quels items vous devriez recevoir plus tard.
- Quand toutes les marchandises du bon de commande ont été reçues, vous fermez le bon de commande.
À tout moment, vous pouvez apporter des corrections. Par exemple, vous pourriez préparer une copie "brouillon" pour la soumettre à la direction pour approbation. Si certains items ne sont pas approuvés, vous pouvez enlever ces items du bon de commande avant de l'imprimer et de l'envoyer à votre fournisseur.
Si votre fournisseur vous avise que quelques prix ont changé ou qu'il y a des charges additionnelles(ex.: pour livraison expresse), vous pouvez ajouter ces frais au bon de commande. Finalement, si quelques items commandés ne peuvent être fournis (ou si vous cancellez votre commande et l'acheter d'un autre fournisseur), vous pouvez faire les ajustements appropriés aux données de MainBoss.
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