Création et Édition d'un Bon de Travail

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La manière la plus simple de créer un nouveau bon de travail est de sélectionner Bons de travail —> Ouvrir bon de travaildu menu. Ceci ouvre une fenêtre qui contient ce qui suit:

Nº du BdT: Le numéro d'identification du bon de travail. Normalement, vous ne tapez rien ici; MainBoss assignera automatiquement un numéro au bon de travail. Cependant, vous pouvez taper un numéro spécialement explicite si vous le désirez.
Tâche: Apparait seulement quand le bon de travail a été engendré par une tâche d'entretien préventatif. La forme de l'entrée du champ XXXX/YYYY ou XXXX est le code identifieur de la tâche (tel que donné par le fureteur de tâche) et YYYY est le code identifieur du fichier de l'unité attribué tel que donné par le fureteur de l'unité attribué. Dans la majorité des situations, ils seront les mêmes; car le code de la tâche est utilisé comme l'identifieur par défaut pour les unités attribués associés.
Pour plus d'information à propos des tâches, voir Tâche et Planifier la Cédule des Unités pour l'Entretien Préventif.
Sujet: Un bref résumé du travail couvert par le bon de travail.
Unité: Cette section du bon de travail donne de l'information générale sur le travail: qui a fait la demande pour le travail et quels sont les services requis.
- Requis par: Le nom de la personne qui a soumis la requête de travail originale. Si l'espace est blanc, MainBoss utilisera le nom du demandeur associé avec l'equipement ou l'espace impliqué dans ce bon de travail. Si les enregistrements de l'équipement de l'espace n'ont pas de demandeur, vous devez remplir un nom de demandeur.
  La liste déroulante montre votre table de contacts actuelle. (voir Contacts). Si le demandeur de ce bon de travail n'est pas courament dans votre table de contacts, cliquez la touche Nouv demandeur afin d'ajouter le demandeur à la table.
  Après avoir choisi votre demandeur, son numéro de telephone et son adresse couriel sont montrés s'ils sont disponibles. (s'ils sont donnés dans la table d'entrées de contacts des demandeurs)
- Nouv demandeur: Vous permet d'ajouter une entrée pour ce demandeur à la table de contacts. Pour plus d'information sur l'enregistrement de l'information dans la table des contacts, voir Entrées dans la table de contacts.
- Téléphone: Le numéro de téléphone de la personne qui a soumis la requête de travail. Si ce champ est laissé vide, MainBoss utilise le numéro de téléphone associé avec l'équipement ou l'espace impliqué dans ce bon de travail.
- Equipement: Sélectionnez cette option si la requête de travail concerne un équipement.
- Espace: Sélectionnez cette option si la requête de travail concerne un espace.
- Bâtiment: le bâtiment où est situé l'équipement ou l'espace à entretenir.
- Unité: Le code d'identification de l'équipement ou de l'espace à entretenir.
- Emplacement: L'emplacement de l'équipement ou de l'espace tel qu'enregistré dans la table Équipement ou Espace.
- Liste des contrats d'entretien: une liste des contrats d'entretien sur l'équipement ou l'espace spécifié dans "Unité". Ceci aide à déterminer si travail est couvert par un contrat d'entretien. (Pour en savoir plus sur les contrats d'entretien, voir Contrats de Service.)
Description: Cette section du bon de travail est pourvue d'un grand champ où vous pouvez entrer la description détaillée du travail à exécuter.
Propriétés: Cette section du bon de travail sert à enregistrer l'information sur la durée du travail, la priorité et autres détails inhérents.
- Créée: La date et l'heure de la création du bon de travail. Habituellement, vous laissez ce champ vide; MainBoss entre la date et l'heure courantes. Si vous désirez, vous pouvez entrer une date et une heure différentes (par exemple, si vous voulez "reculer la date" du bon de travail).
- Début de travail: La date où le travail est censé débuter. Si vous laisser ce champ vide, MainBoss entrera la date courante. Vous pouvez aussi taper une date spécifique.
- Fin de travail: La date prévue pour la fin du travail. (La date réelle de fin de tâche est donnée dans la section Fermer.)
  Si vous tapez une date dans "Début de travail" MainBoss indiquera "Fin de travail" à la même date. Si requis, vous pouvez changez cette date.
- Durée du travail: Le nombre de jours prévus pour le travail. Un travail commençant et se terminant le même jour a une "Durée du travail" d'une journée, même si le travail n'a pas pris toute la journée.
  Initialement, MainBoss enregistre "Durée du travail" basé sur les valeurs de "Début de travail" et "Fin de travail". Par exemple, si "Début de travail" est le 3 février, et "Fin de travail" est le 4 février, MainBoss fait le calcul que "Durée du travail" sera de 2 jours.
  Si vous tapez une valeur dans "Durée du travail", MainBoss changera automatiquement "Fin de travail" pour réfléter cette intervalle. Par exemple, si vou prévoyez qu'un travail en particulier prendra 7 jours, vous pouvez régler "Durée du travail" à 7, et laisser MainBoss régler automatiquement "Fin de travail" à la date de fin appropriée.
- Cat. d'entretien: La nature générale du problème (par exemple, TROP CHAUD/FROID). Pour en savoir plus sur les catégories de travail, voir Catégories de Travail.
- Accès: Un code de restriction d'accès. Ce code peut indiquer quand le travail peut être exécuté et quand ce n'est pas possible, aussi, toutes autres restrictions quant à l'accès au lieu de travail. Pour en savoir plus sur les restriction d'accès, voir Accès.
- Priorité: Un code de priorité indiquant quel degré d'urgence impose ce travail. Pour en savoir plus sur les priorités, voir Priorités.
- Centre de coûts: S'il y a un centre de coûts associé avec ce travail. Pour en savoir plus sur les centre de coûts, voir Centre de Coûts.
- Projet: S'il y a un projet associé avec ce travail. Pour en savoir plus sur les projets, voir Projets.
Main d'oeuvre: Cette section du bon de travail contient de l'information sur le personnel assigné au travail. Pour un nouveau bon de travail, la partie supérieure de cette section est vide; au fil de l'addition d'informations (par exemple, en cliquant sur Ajout éval), la partie vide s'emplit de la liste des employés assignés à la tâche, et des coûts qui y sont associés.
La section, vide à l'origine, peut contenir, les coûts évalués et les coûts réels, les deux à la fois. Les évaluations sont marquées d'un E à la suite d'une spécification de métier. Normalement, vous entrez les coûts réels quand le travail est complété, ce qui fait partie de la procédure de fermeture du bon de travail.
- Lier à un BdC: Spécifie que la main d'oeuvre pour ce bon de travail proviendra d'un bon d'achat existant. Lorsque vous cliquez sur Lier à un BdC, MainBoss ouvre le fureteur Bon d'Achat (décrit dans Fureter les Bons d'Achat). Utilisez le fureteur pour rechercher le bon d'achat approprié, ensuite cliquez sur Ok. MainBoss retourne au bon de travail et ajoute le bon d'achat sélectionné à la liste de la section Main d'oeuvre.
- Nouveau bon de commande: Si une partie ou tout le travail doit être fourni par un contractant externe, vous devez créer un bon de commande décrivant le travail requis pour le transmettre au contractant. En cliquant sur Nouveau bon de commande vous ouvrez une fenêtre qui vous permet de créer un tel bon d'achat.
  Pour plus d'informations sur les bons d'achats, voir Bons d'achat.
- Ajout éval: En cliquant sur ce bouton vous ouvrez une fenêtre où vous pouvez assigner du personnel au travail et estimer le temps que chacun des employés contribuera à la tâche. Pour de plus amples informations concernant l'assignation de personnel, voir Assigner du Personnel à un Bon de Travail.
- Ajouter surplus de l'éval.: Cliquer sur ce bouton vous permet d'ajouter une estimation des coûts de main d'œuvre pour un travailleur externe. Par exemple, si un travail en particulier exige que vous engagiez un plombier à l'externe pour aider vos propres employés, Ajouter surplus de l'éval. vous permet d'ajouter le coût de ce plombier à la liste des coûts de main d'oeuvre.
  Avant de pouvoir utiliser Ajouter surplus de l'éval., vous devez créer un bon d'achat pour les coûts additionnels de main d'œuvre avec Nouveau bon de commande (décrit précédemment). Les coûts de main d'œuvre seront ajoutés comme surplus sur ce bon d'achat. Quand vous cliquez sur Ajouter surplus de l'éval., MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez enregistrer l'information sur les coûts de la main d'œuvre additionnelle; pour plus d'information sur cette fenêtre, voir Suppléments sur Bons d'Achat.
- Ajout réel: En cliquant sur ce bouton une fenêtre s'ouvre où vous pouvez enregistrer l'information, à savoir, qui a effectué le travail et le nombre d'heures pour chacun des travailleurs. Même procédure que pour Ajout éval sauf que vous entrez de l'information réelle plutôt qu'estimative.
- Ajouter réel en surplus: Cliquer sur ce bouton vos permet d'ajouter les coûts réels de main d'œuvre externe. Même procédure que Ajouter surplus de l'éval. sauf que vous entrez de l'information réelle plutôt qu'estimative.
- Editer: Pour éditer un enregistrement dans la liste du personnel assigné, sélectionnez l'enregistrement en premier, puis cliquez sur Editer. Par exemple, vous pourriez devoir le faire pour changer le temps évalué pour un travailleur en particulier. MainBoss ouvre le même type de fenêtre qui s'ouvre pour Ajout éval, que nous avons décrit précédemment.
- Supprimer: Pour supprimer un enregistrement dans la liste du personnel assigné, sélectionnez l'enregistrement en premier, puis cliquez sur Supprimer.
Matériel: Cette section du bon de travail contient de l'information sur le matériel utilisé pour le travail. Dans un nouveau bon de travail, la partie supérieure de cette section n'est qu'un grand espace vide; à mesure que vous ajoutez de l'information (par exemple, en cliquant sur Ajout éval), l'espace s'emplit de la liste de matériaux utilisés pour le travail incluant leurs coûts.
Cette section peut contenir les coûts évalués et les coûts réels. Les évaluations sont marquées d'un E suivant la description de l'item. Habituellement, vous n'entrez les matériaux réellement utilisés que lorsque le travail est terminé, durant la procédure de fermeture du bon de travail.
- Lier à un BdC: Spécifie que le matériel pour ce bon de travail proviendra d'un bon d'achat existant. Lorsque vous cliquez sur Lier à un BdC, MainBoss ouvre le fureteur Bon d'Achat (décrit dans Fureter les Bons d'Achat). Utilisez le fureteur pour rechercher le bon d'achat approprié, ensuite cliquez sur Ok. MainBoss retourne au bon de travail et ajoute le bon d'achat sélectionné à la liste de la section Matériel.
- Nouveau bon de commande: Si une partie ou tous les matériaux pour ce bon de travail doivent être achetés d'un contracteur externe, vous devez créer un bon de travail décrivant les matériaux requis pour l'envoyer à ce contracteur. En cliquant sur Nouveau bon de commande une fenêtre s'ouvre où vous pouvez créer un tel bon d'achat.
  Pour plus d'informations sur les bons d'achat, voir Bons d'achat.

Note: Le même bon de travail peut servir pour les matériaux et la main d'œuvre en provenance d'un même contracteur externe.

Ajout éval: En cliquant sur ce bouton une fenêtre s'ouvre où vous pouvez assigner des matériaux pour le travail et leurs coûts estimatifs. Pour en savoir plus sur l'assignation de matériel, voir Réservation de Matériel pour un Bon de Travail.
Ajouter surplus de l'éval.: Cliquer sur ce bouton vous permet d'ajouter les coûts estimatifs pour le matériel fourni par les contracteurs externes.
Avant de pouvoir utiliser Ajouter surplus de l'éval., vous devez créer un bon d'achat pour le matériel additionnel avec Nouveau bon de commande (décrit précédemment). Les coûts de matériel seront ajoutés comme surplus sur ce bon d'achat. Quand vous cliquez sur Ajouter surplus de l'éval., MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez enregistrer l'information sur les coûts du matériel additionnel; pour plus d'information sur cette fenêtre, voir Suppléments sur Bons d'Achat
Ajout réel: En cliquant sur ce bouton une fenêtre s'ouvre où vous pouvez enregistrer l'information, à savoir; quels matériaux ont réellement été utilisés pour le travail. Même procédure que Ajout éval sauf que vous entrez de l'information réelle plutôt qu'estimative.
Ajouter réel en surplus: Cliquer sur ce bouton vos permet d'ajouter les coûts réels matériaux en provenance du contracteur externe. Même procédure que pour Ajouter surplus de l'éval. sauf que vous entrez de l'information réelle plutôt qu'estimative.
Editer: Pour éditer un enregistrement dans la liste de matériaux, sélectionnez l'enregistrement puis cliquez sur Editer. MainBoss ouvrira le même type de fenêtre que pour Ajout éval, tel que décrit précédemment.
Supprimer: Pour supprimer un enregistrement dans la liste des matériaux, sélectionnez l'enregistrement en premier, puis cliquez sur Supprimer.

Lecture: Cette section vous permet d'enregistrer les lectures de compteurs pertinentes au bon de travail. Plus spécifiquement, vous pouvez entrer les lectures de tous les compteurs pour tous les équipements auxquels fait référence le bon de travail.
- Liste des compteurs: La majeure partie de cette fenêtre sert à énumérer tous les compteurs associés aux équipements ou espaces.
- Nouv lecture: Pour taper une nouvelle lecture pour un compteur spécifique, cliquez sur l'enregistrement pour ce compteur dans la liste des compteurs, puis cliquez sur Nouv lecture. MainBoss ouvrira une fenêtre où vous pourrez taper la lecture. Pour plus d'informations, voir Entrée des Lectures de Compteurs.
- Editer la lecture: Pour éditer une lecture existante, sélectionnez l'enregistrement pour cette lecture dans la liste des lectures de compteurs, puis cliquez sur Editer la lecture. MainBoss ouvrira une fenêtre intitulée Nouv lecture pour vous permettre d'éditer la lecture existante.
- Supp la lecture: Pour supprimer une lecture de la liste, sélectionnez la lecture à supprimer, puis cliquez sur Supp la lecture.
Fermer: Cette section est généralement complétée une fois le travail terminé. Elle donne de l'information sur le travail qui a été réellement fait et mentionne à qui les coûts doivent être imputés.

Note: Un bon de travail est considéré fermé quand vous cliquez le bouton Fermer & Sauv. Par exemple, spécifier une date et un code de fermeture ne ferme pas un bon de travail. Donc, vous pouvez entrer les informations dans la section Fermer sans fermer le bon de travail.

Fermé le: La date et l'heure auxquelles le bon de travail a été fermé. Vous laissez généralement ce champ vide; MainBoss entrera automatiquement la date et l'heure courantes (au moment où vous sauvegarderez l'enregistrement). Toutefois, vous pouvez taper une date et une heure spécifiques si vous désirez un temps de fermeture différent.
Fin de travail: La date réelle où le travail est complété. Si vous laissez ce champ vide, MainBoss entrera automatiquement la date du jour. (Notez que la section Propriétés contient la date initialement prévue de la fin du travail.)
Temps en panne: Le temps que l'unité était hors service durant les réparations. Vous désirez peut-être entrer seulement le temps pris pour la réparation elle-même, ou le total du temps mort à partir du début du problème jusqu'à la fin de la réparation.
Code de ferm.: Un code choisi dans la table Codes de Fermeture de Réparations. Pour plus d'informations, voir Codes de Fermeture de Réparation.
Commentaires de fermeture: Toutes les remarques que vous voulez inscrire maintenant que le travail est complété. Par exemple, vous pourriez vouloir, inscrire des problèmes qui n'étaient pas prévus et qui sont apparus dans le courant du travail, ou formuler des recommandations afin d'éviter que de tels problèmes se reproduisent.

Coûts à facturer: Cette section est à propos des coûts inattendus—des situations où tout ou une partie des coûts sont facturés à une tierce partie. Par exemple, la compagnie de gestion pour une enterprise de location pourrait facturé les locataires pour une portion de quelques sortes de réparations.
- Listes de coûts inattendus: Donne une liste de tous les coûts inattendus associés à ce bon de travail. Les entrées dans cette liste spécifient le nom de la personne facturée ainsi que les coûts facturés.
- Ajouter Coût: Ajoute une nouvelle entrée à la liste des coûts inattendus. Pour plus d'information sur comment spécifier les coûts inattendus, voir Enregistrer les couts inattendus.
- Editer Coût: Vous permet de faire des changements au coût inattendu selectionné de la liste des coûts inattendus.
- Supp Coûts: Efface l'entrée selectionnée de la liste des coûts inattendus.
Tels quels rapide: Peut être utilisé lorsque le travail est terminé. Essentiellement, Tels quels rapide vous permet de spécifier laquelle des estimations originales pour la main d'œuvre et le matériel étaient réelles et correctes. Autrement dit, vous pouvez créer rapidement un enregistrement des dépenses réelles en indiquant les estimations qui étaient correctes. Pour les estimations qui étaient incorrectes, vous pouvez utiliser Ajout réel (mentionné ci-haut) pour spécifier les coûts réels.
Quand vous cliquez sur Tels quels rapide, MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez spécifier les estimations que vous voulez accepter comme réelles. Pour plus d'informations sur cette fenêtre, voir Tels Quels Rapide.
Extérieur rapide: Offre une facon rapide de facturer les materiaux ou la main d'oeuvre a un entrepreneur externe quand il y a une seule facture pour la main d'oeuvre et/ou le cout du materiel. En cliquant cette touché, une boite de dialogue s'ouvre ou vous pouvez specifier l'entrepreneur externe et le cout de la main d'oeuvre ou un item. Pour plus d'information voir Opération Externe Rapide.
Fermer & Sauv: Sauvegarde toute l'information que vous avez tapée et marque le bon de travail comme fermé. Ce qui veut dire que quand vous aurez à fureter les bons de travail, le bon de travail apparaîtra dans la liste "fermé" (et non dans la liste "ouvert").
en vigueur le: Spécifie la date et l'heure officielles de la fermeture du bon de travail. Si vous laissez ce champ vide, MainBoss inscrira la date et l'heure où vous cliquerez sur Fermer & Sauv. Notez que ce champ donne la date et l'heure de la fermeture du bon de travail et non la date et l'heure de la fin des travaux. Pour spécifier quand le travail s'est terminé, utilisez "Fin de travail" dans la section Fermer.

Note: Si vous voulez spécifier des date et heure réelles autres que la date et l'heure courantes, vous devrez le faire avant de cliquer sur Fermer & Sauv.

Réouvrir & Sauv: Ce bouton apparaît seulement si vous avez déjà fermé le bon de travail (en utilisant Fermer & Sauv). Cliquer sur Réouvrir & Sauv ré-ouvre le bon de travail.
Choisir pour imprimer: Cocher cette case indique que vous voulez que ce bon de travail soit imprimé la prochaine fois que vous imprimerez une série de bons de travail. Pour plus de détails, voir Impression des Bons de Travail.
Notez que vous pouvez toujours imprimer n'importe quel bon de travail même si vous n'avez pas coché Choisir pour imprimer. Toutefois, MainBoss offre un raccourci pour imprimer les bons de travail qui sont cochés Choisir pour imprimer.
Sauv & Nouv: Sauvegarde l'enregistrement actuel et vide les champs de la fenêtre pour permettre l'entrée d'un nouvel enregistrement.
Clôner: Copie les informations du bon de travail sélectionné et crée un nouveau bon de travail contenant les mêmes informations.
Annuler: Annule le bon de travail de la même façon qu'en cliquant sur le bouton Annuler du fureteur des Bons de Travail. Pour plus d'informations, voir Fureter les Bons de Travail.
Sauver: Sauvegarde l'enregistrement courant, mais laisse la fenêtre telle quelle. Vous pouvez donc continuer à éditer le même enregistrement.
Annuler: Ferme la fenêtre d'édition. MainBoss élimine toute information que vous n'avez pas déjà sauvegardée avec Sauver.

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