Spécifier les Cédules de Tâches

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Une cédule de tâche spécifie quand et/ou combien de fois une tâche d'entretien préventif devrait être faite. Les cédules sont réglées sur une base d'unité par unité; par exemple, si vous aviez cinq chariots-élévateurs qui demandent le même entretien mensuel, vous pourriez planifier un des chariots qui serait entretenu le premier lundi de chaque mois, le suivant le premier mardi de chaque mois, et ainsi de suite.

Les cédules peuvent être planifiées pour des dates spécifiques (par exemple, le 15 de chaque mois) ou planifiées relativement à l'entretien précédent (par exemple, une tâche d'entretien en particulier devrait être planifiée 28 jours après l'entretien précédent).

Les cédules d'entretien saisonnier sont planifiées en tenant compte d'exceptions. Par exemple, vous pourriez planifier des inspection mensuelles d'une unité d'air climatisé, excepté, durant l'hiver lorsque cette unité est présumée ne pas être en opération. Dans le même ordre d'idées, vous pourriez spécifier qu'un entretien en particulier doit être planifié à tous les 90 jours, excepté, quand la limite de ces 90 jours tombe durant le weekend, auquel cas le travail serait remis au lundi suivant. (Un truc en passant, pour contourner ce problème de "weekend" vous n'avez qu'à planifier aux 91 jours; 91 étant un multiple de 7, le travail planifié à tous les 91 jours tombera toujours le même jour de la semaine.)

L'entretien préventif sur de l'équipement peut être planifié par lecture de compteur à la place de la planification par date. Par exemple, une pièce d'équipement peut demander de l'entretien à toutes les 1000 heures d'utilisation, tel qu'enregistré par le compteur installé sur l'équipement. Votre personnel prendrait alors les lectures de compteur à tous les jours, et Main Boss émettrait un bon de travail lorsque le compteur dépasserait ces 1000 heures.
 

Note: Dans certains cas, vous pourriez vouloir planifier l'entretien de l'équipement de deux façons, par compteur et par date (par exemple, à tous les 90 jours ou 1000 heures d'utilisation, le premier arrivé). Dans ce cas, vous planifieriez deux cédules d'entretien pour l'équipement: L'une basée sur la date (tous les 90 jours), l'autre basée sur la lecture du compteur (toutes les 1000 heures). Pour plus d'information sur la planification de cédules multiples, voir Planifier la Cédule des Unités pour l'Entretien Préventif.

Quand vous planifiez une cédule d'entretien, vous pouvez aussi spécifier ce que MainBoss devrait faire si vous oubliez une tâche planifiée. De deux alternatives, la première vous replanifiez la tâche pour qu'elle soit faite le plus tôt possible, ou la deuxième, vous laissez aller pour cette fois et attendez le prochain entretien planifié. (Si vous voulez d'autres alternatives, vous pouvez planifier la tâche manuellement au lieu de laisser MainBoss le faire automatiquement. Ceci sera expliqué plus loin dans ce document.)

Pour ouvrir la fenêtre de planification des tâches, vous cliquez sur Ajout. cédule dans la section Unité de la fenêtre d'assignation des unités à une tâche. (Pour en savoir plus sur l'assignation des unités à une tâche, voir Planifier la Cédule des Unités pour l'Entretien Préventif.) La fenêtre de planification contient ce qui suit:

• Tâche: Le code d'identification de la tâche.
• Sujet: Une description de la tâche en une ligne.
• Equipement: Sélectionner si la tâche s'applique à un équipement.
• Espace: Sélectionner si la tâche s'applique à un espace.
• Bâtiment: L'édifice où la tâche sera accomplie.
• Unité: L'équipement ou l'espace concernée par la tâche.
• Emplacement: L'emplacement de l'équipement ou de l'espace tel que spécifié dans la table Équipements ou la table Espaces.
• Cédule de maint.: Cette section spécifie l'information de base sur la planification de la cédule.
  • Par date: À sélectionner si l'entretien sera planifié par date.
  • Par compteur: À sélectionner si l'entretien sera planifié par lecture de compteur. (La planification par date et compteur a été expliquée plus haut.) Pour en savoir plus sur les compteurs, voir Compteurs.
  • Base de la cédule: La date ou la lecture du compteur lorsque cette tâche particulière a été faite pour la dernière fois. C'est la base pour la planification de la prochaine cédule d'entretien.

    Généralement, le réglage de la "Base de la cédule" ne doit être fait que quand vous installez MainBoss ou quand vous enregistrez un nouvel équipement. Par exemple, supposons que vous venez juste d'installer MainBoss et que vous êtes en train de planifier une cédule pour un équipement qui requiert un entretien à tous les 90 jours. Vous auriez réglé la "Base de la cédule" pour l'équipement à la date du dernier entretien de l'équipement. MainBoss planifiera la cédule pour un entretien dans 90 jours après cette date et cet entretien sera planifié à toutes les périodes 90 jours après ce premier entretien.

    De même, si un nouvel équipement nécessite un entretien à tous les 90 jours, vous ajusteriez normalement la "Base de la cédule" à la date d'installation de l'équipement. À ce moment, MainBoss planifiera une cédule d'entretien à 90 jours après l'installation et à toutes les périodes de 90 jours subséquentes.

    Vous pouvez à l'occasion trouver utile de "falsifier"la date de "Base de la cédule", spécialement quand vous avez passé outre un travail planifié. Par exemple, supposons qu'une tâche d'entretien en particulier est planifiée à tous les six mois mais, pour une quelconque raison, votre personnel a été trop occupé pour effectuer le travail dans la journée où il était planifié. Vous décidez que vous voulez replanifier la tâche pour le mois prochain. Donc, vous pouvez régler la "Base de la cédule" à cinq mois auparavant; et alors, MainBoss planifiera automatiquement la cédule à nouveau pour le mois prochain au jour du mois prévu.

  • Prochaine cédule: Montre la prochaine date ou lecture de compteur quand la tâche sera programmée.

    Par défaut, "Prochaine cédule" est calculé en ajoutant "Intervalle de la cédule" à "Base de la cédule". Cependant, vous pouvez employer une valeur différente si vous voulez dépasser autres considérations d'établissement du programme. Par exemple, si vous voulez qu'une tâche soit programmé à une date particulière, indépendamment du programme habituel, vous pouvez écrire cette date dans "Prochaine cédule". MainBoss programmera alors la tâche pour cette date.

  • Intervalle de la cédule: Lorsque l'entretien est planifié par lecture de compteur, c'est juste un nombre. L'entretien sera planifié quand la lecture de compteur atteindra "Base de la cédule" plus "Intervalle de la cédule".

    Quand l'entretien est planifié par date, "Intervalle de la cédule" devrait donner une période de temps. Cela consiste en un champ où vous tapez un nombre, et en une liste déroulante où vous spécifiez des unités de temps. Spécifiquement, la liste déroulante indique si la période de temps est mesurée en jours, semaines, mois, trimestres ou années. Par exemple, 91 JOURS, 13 SEMAINES, 3 MOIS, and 1 TRIMESTRE sont tous approximativement une même longueur de temps; cependant, il existe de subtiles différences, puisque 13 SEMAINES planifiera toujours une tâche le même jour de la semaine tandis que 3 MOIS planifiera toujours une tâche le même jour du mois.

  • Sélectionner la date de base de la cédule: Cet assortissement de réglages contrôle ce que MainBoss fait après qu'il la création d'un bon de travail basé sur cette tâche. Plus spécifiquement, ces réglages dictent les valeurs que MainBoss assigne à "Base de la cédule" après la planification d'une tâche.

    Par exemple, supposons qu'une tâche particulière devrait être effectuée à tous les 90 jours et que la tâche elle-même prenne 4 jours pour être complétée. La prochaine tâche devrait-elle être planifiée 90 jours après le début du travail ou 90 jours après la fin du travail? Si il y a du travail de fait sur la même unité durant l'intervalle de 90 jours, est-ce que MainBoss devrait garder la cédule existante ou commencer à calculer le temps après la fin des derniers travaux? Vous pouvez répondre à de telles questions en utilisant ces réglages.

    • Début de travail: MainBoss règle "Base de la cédule" à la date ou lecture de compteur du début du travail. Donc, la prochaine date planifiée pour la tâche sera "Début de travail" du travail actuel plus "Intervalle de la cédule".

      Notez qu'il y a une possibilité de mélange si vous ne débutez pas le travail actuel à la date inscrite au bon de travail "Début de travail". Ceci crée une divergence entre la date de "Début de travail"dans le registre de MainBoss et la date réelle du début du travail. Par exemple, supposons qu'un travail en particulier est supposé être fait à tous les 30 jours; et aussi supposons que le travail était supposé débuter le 1er juin mais ne n'a pas débuté avant le 15 juin. À moins que vous ne corrigiez la date "Début de travail" dans le bon de travail du 1er juin, MainBoss planifiera le prochain travail le 1er juillet même si ce n'est pas 30 jours complets après la fin du travail précédent.

      Il y a deux façons d'éviter ce problème. Premièrement, essayer d'utiliser des dates réelles de début de travail. Deuxièment, si un travail est retardé contre toute volonté, changer la date "Début de travail" dans le bon de travail pour la date où le travail a ou aura vraiment commencé. Ceci aidera à assurer que les registres de MainBoss réflètent vraiment ce qui se passe.

    • Début de travail tâche/unité pour tout BdT: MainBoss règle "Base de la cédule" à la date ou à la lecture de compteur du début de tout travail préventif sur l'unité. Ceci est particulièrement utile quand vous planifiez l'entretien préventif par date et par lecture de compteur.

      Par exemple, supposons qu'une vidange d'huile d'un chariot-élévateur soit requise tous les 3 mois ou 3000 milles, le premier arrivé. Vous produiriez 2 cédules d'entretien, l'une basée sur la date (tous les trois mois) et l'autre basée sur le compteur (tous les 3000 milles), et dans les deux cédules la case Début de travail tâche/unité pour tout BdT serait encochée. Ce qui signifie que peu importe quand vous faites de l'entretien préventif sur l'unité, vous "redémarrez l'horloge" pour les 3 mois et aussi pour les 3000 milles. Ceci élimine le problème d'avoir un entretien imminent sur la base de la date et tout de suite après, le même entretien sur la base du millage.

      Notez que la cédule est basée seulement sur les bons de travail préventifs et non sur les bons de travail correctifs. Par exemple, si une unité tombe en panne et a besoin de réparations, la réparation ne fera pas redémarré l'horloge de l'entretien préventif régulier.

    • Prochaine cédule: MainBoss règle "Base de la cédule" à la valeur indiquée dans "Prochaine cédule". Ceci diffère d'autres options du fait qu'il ignore quand le travail se fait réellement. Par exemple, l'option Début de travail (discutée précédemment) planifie la prochaine tâche en se basant sur la date à laquelle la dernière tâche débute en réalité. L'option Prochaine cédule, cependant, planifie la prochaine tâche à la date spécifiée, peu importe quand la tâche actuelle est faite.
    • Fin de travail: MainBoss règle "Base de la cédule" à la date ou à la lecture de compteur au moment où le travail finit. Donc, la prochaine date planifiée pour la tâche sera "Fin de travail" du travail actuel plus "Intervalle de la cédule".

      Comme avec Début de travail, il y a une possibilité de mélange si un travail se continue après sa date "Fin de travail". Donc, si vous trouvez qu'un travail en particulier se prolonge au delà de la date prévue initialement, changez la date "Fin de travail" dans le bon de travail du travail afin que MainBoss sache que le travail n'est pas fini. (Faites ceci avant de d'émettre d'autres bons de travail.) Autrement, MainBoss planifiera le prochain travail d'entretien en se basant sur la date "Fin de travail" originale au lieu de la date réelle de fin de travail.

      Notez que vous pouvez utiliser le rapport Historique des Bons de Travail pour déterminer quels bons de travail étaient supposés se terminer avant la date de génération de nouveaux bons de travail mais qui sont encore ouverts à cette date ou après cette date. Celui-ci indique normalement les bons de travail qui ne se sont pas terminés à leur date prévue de "Fin de travail". Pour plus d'information sur le rapport Historique des Bons de Travail, voir Historique des Bons de Travail.

    • Fin de travail tâche/unité pour tout BdT: Ceci est similaire à Début de travail tâche/unité pour tout BdT (décrit ci-dessus), excepté que "Base de la cédule" est réglé à la date ou lecteur de compteur de la fin du travail préventif sur l'unité.

• Si la date de la tâche est dépassée: Ce groupe d'options spécifie ce que MainBoss devrait faire s'il émet de nouveaux bons de travail et découvre que la date prévue pour le début du travail est déjà dépassée.
  • différer le travail à la date d'émission: Ceci indique à MainBoss d'émettre un nouveau bon de travail pour la date courante. Vous pourriez utiliser ces options si vous voulez que des bons de travail soient émis pour du travail qui aurait dû débuter durant un arrêt complet de l'usine. Parce que la date de début de travail sera la date à laquelle vous émettrez les bons de travail à votre retour, vous obtenez seulement un bon de travail d'une tâche par unité, peu importe la quantité de bons de travail qui auraient été planifiés durant la fermeture.
  • sauter la tâche et recéduler: Ceci indique à MainBoss de ne pas émettre de bon de travail mais de replanifier le travail pour la prochaine date due. Avec cette option, il n'y aurait pas d'émission de bons de travail avant la prochaine date due, suivant la fermeture de l'usine ou suivant toute autre interruption qui aurait eu pour effet de ne pas émettre de bons de travail pour une longue période de temps.

• Ne pas utiliser cette cédule: C'est une case spéciale utilisée dans des situations où vous voulez suspendre temporairement une planification, autrement dit, "arrêter l'horloge." Par exemple, si un équipement en particulier doit être mis au rancart pour une période indéfinie, vous pouvez cocher Ne pas utiliser cette cédule afin que MainBoss arrête de planifier l'entretien sur cet équipement. Quand l'équipement revient en service, enlever l'encoche de la case et MainBoss recommencera à planifier l'entretien normal.
• Exceptions: Cette section vous permet de spécifier les exceptions à l'information de la section Cédule de maint.. Par exemple, cette section vous laisse spécifier qu'une cédule en particulier s'applique seulement durant une certaine partie de l'année, ou que certains types de travaux ne devraient être planifiés que durant les weekends.
  • Au début de la saison: Utilisé lorsqu'une planification est saisonnière. Ceci spécifie le mois et le jour du début de la saison active. Par exemple, si un type de tâche en particulier ne devrait être planifiée que d'avril à octobre, vous pourriez réglé "Au début de la saison" le 1er avril.
  • En fin de saison: Utilisé lorsqu'une planification est saisonnière. Ceci spécifie le mois et le jour de la fin de la saison active. Par exemple, si un type de tâche en particulier ne devrait être planifiée que d'avril à octobre, vous pourriez réglé "En fin de saison" le 31 octobre.
  • Si déclenché hors saison, alors: Ces options spécifient ce que MainBoss devrait faire si la cédule régulière suggère qu'une tâche doit être planifiée hors saison. Par exemple, supposons qu'une tâche soit planifiée mensuellement mais que la saison active n'est que d'avril à octobre. Que devrait faire MainBoss en novembre lorsque la tâche devient due mais qu'on est maintenant hors saison?
    • différer jusqu'à la saison débute: Cette option avise MainBoss de différer complètement la tâche jusqu'au début de la prochaine saison. La tâche sera planifiée aussitôt que la saison active débute.
    • Sauter la tâche, et recéduler: Cette option avise simplement MainBoss de sauter la tâche pour cette fois et de garder la planification actuelle.

      Pour bien comprendre la différence entre ces deux approches, considérez une tâche qui devrait être faite trimestriellement, mais, avec un arrêt saisonnier du 1er novembre au 28 février. La tâche est planifiée originalement le 1er avril, puis le 1er juillet et le 1er octobre. La prochaine fois où la tâche serait normalement planifiée est le 1er janvier, mais c'est hors saison. Si vous spécifiez différer jusqu'à la saison débute, MainBoss planifiera la tâche aussitôt que la saison active commencera (le 1er mars). Si vous spécifiez Sauter la tâche, et recéduler, MainBoss sautera simplement la tâche du 1er janvier et replanifiera la prochaine tâche selon la cédule régulière (le 1er avril).

  • Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/Vendredi/ Samedi/Dimanche: Cochez toutes les journées où la tâche peut être planifiée et décochez toutes celles où c'est impossible. Par exemple, si une tâche en particulier ne peut être accomplie que durant le weekend, cochez Samedi et Dimanche, et décochez tous les autres jours.
  • Si déclenché sur un jour de la semaine invalide, alors: Ces options spécifie ce que MainBoss devrait faire si une cédule normale suggère que la tâche devrait être accomplie durant un jour de la semaine où ce n'est pas permis.
    • Différer la cédule: Dans ce cas, la tâche est planifiée pour le prochain jour de la semaine où c'est permis.
    • Sauter la tâche, et recéduler: Dans ce cas, la tâche est simplement sautée et planifiée pour le prochain entretien de la cédule.

      Pour comprendre la différence entre ces deux approches, supposons qu'un travail est planifié pour le premier jour de chaque mois. (Ceci se fait en réglant "Base de la cédule" le premier d'un mois quelconque et en réglant "Intervalle de la cédule" à 1 MOIS. MainBoss planifiera alors la tâche pour le premier jour de chaque mois successif.) Aussi supposons que votre personnel ne travaille pas durant les weekends, qu'arrive-t-il lorsque le premier d'un certain mois tombe durant le weekend? Si vous spécifiez Différer la cédule, la tâche sera simplement planifiée pour le prochain jour travaillé—le lundi suivant. Si vous spécifiez Sauter la tâche, et recéduler, la tâche est tout simplement sautée et remise au premier jour du mois suivant.

• Sauv & Nouv: Sauvegarde l'enregistrement actuel et vide les champs de la fenêtre pour permettre l'entrée d'un nouvel enregistrement.
• Clôner: Copie la plupart des informations de cette cédule et crée une nouvelle cédule basée sur ces informations.
• Supprimer: Supprime la cédule entière.
• Sauver: Sauvegarde l'enregistrement courant, mais laisse la fenêtre telle quelle. Vous pouvez donc continuer à éditer le même enregistrement.
• Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information que vous n'avez pas déjà sauvegardée avec Sauver.

Exemples de planification de cédules: Supposons que vous vouliez qu'une tâche particulière soit planifiée le second mardi de chaque mois. Vous pouvez le faire avec les réglages suivants:

• Dans la section Exceptions, décochez tous les jours sauf Mardi.
• Dans la section Cédule de maint., sélectionnez Prochaine cédule sous "Sélectionner la date de base de la cédule". Ceci vous assure une cédule fixe basée sur le calendrier, contrairement à une cédule flottante basée sur la date de fin réelle du travail.
• Dans la section Cédule de maint., réglez "Intervalle de la cédule" à 1 mois.
• Dans la section Cédule de maint., réglez "Base de la cédule" au plus récent deuxième mardi du mois. Par exemple, si nous sommes maintenant le 1er mai, réglez "Base de la cédule" au deuxième mardi d'avril dernier.

Vous pouvez utiliser une procédure similaire pour des cédules telles que "le premier vendredi du mois" ou "le quatrième lundi du mois". Malheureusement, il n'y a pas de bonne façon de planifier "le dernier lundi du mois" puisque certains mois ont quatre lundis et d'autres cinq lundis. Pour la plupart des organisations, cependant, "le quatrième lundi du mois" est probablement un compromis acceptable pour "le dernier lundi du mois".

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