Création d'un Nouveau Bon d'Achat

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La manière la plus facile de créer un nouveau bon d'achat est de sélectionner Inventaire —> bon de commande du menu. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau dans le fureteur Bon d'achat, ou cliquer sur Nouveau bon de commande à la création d'un bon de travail. Dans ces trois situations, MainBoss affiche une fenêtre contenant ce qui suit:

Sommaire: Une brève description de ce bon d'achat.
Commande: Cette section fournit l'information de base sur le bon de travail, le nom du fournisseur et l'endroit où les marchandises devraient être livrées.
- Nº du bon: Un numéro d'identification à être assigné à ce bon d'achat. Si vous laissez ce champ vide, MainBoss assignera automatiquement un numéro à ce bon d'achat; Si vous désirez que le bon d'achat ait un numéro spécifique, vous pouvez taper ce numéro dans le champ.

Note: Vous pouvez utiliser le menu Administration pour contrôler la nomenclature des numéros d'identification que MainBoss crée. Si, par exemple, vous voulez des numéros de la série ABC-00000 vous pouvez spécifier cette série. Vous pouvez aussi spécifier une valeur de départ pour la numérotation; par exemple, si vous voulez que la numération commence à 10000, vous pouvez utiliser le menu Administration pour y inscrire votre séquence de numéros. Pour plus d'information, voir Préférences des Bons d'Achat.

Requis par: La date à laquelle vous voulez recevoir la cargaison.
Fournisseur: Le fournisseur (vendeur) qui fournira les biens. La liste déroulante pour ce champ montre votre table de fournisseurs. Si le fournisseur voulu n'est pas présentement sur votre table de fournisseurs, cliquez Nouv fournisseur afin de l'ajouter à la table. Pour plus d'information à propos de la table des fournisseurs, voir Fournisseurs.
Nouv fournisseur: Vous laisse ajouter un nouveau fournisseur à la table de fournisseurs. MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez inscrire de l'information à propos de ce fournisseur.
Centre de coûts: Le centre de coûts associé à ce bon de travail; par exemple, vous pourriez spécifier un numéro du grand livre général ou un numéro de budget auquel l'achat devra être imputé. Pour en savoir plus sur les centres de coûts, voir Centre de Coûts.
Livrer via: Le mode d'expédition désiré pour les marchandises (courrier régulier, messagerie, cie de transport, etc.). La liste déroulante de ce champ affiche votre table Modes d'Expédition; pour plus d'information, voir Modes d'Expédition.
Termes de paiements: La façon dont vous paierez cet achat. La liste déroulante de ce champ affiche votre table Termes de Paiement; pour de plus amples informations, voir Termes de Paiement.
Livrer à: Le bâtiment où les marchandises devraient être livrées. La liste déroulante de ce champ affiche votre table; pour plus d'information, voir Bâtiments. Si la table Bâtiments contient une adresse pour le bâtiment spécifié, l'adresse s'imprimera dans la case "Expédier à" du bon de travail.
Commentaires au fournisseur: Cette partie vous permet de taper tout commentaire qui devrait apparaître sur la copie imprimée du bon d'achat que vous expédiez au fournisseur.

Note: Vous pouvez utiliser Administration —> Préférences —> Bons de commande pour rédiger "Commentaires au fournisseur" tels que vous les voulez sur tous les bons d'achat. Ceci peut inclure les instructions pour la facturation, les préférences pour les heures de livraison, etc.

Items: Cette section spécifie les items que vous voulez commander. Les items qui ont déjà été inscrits au bon d'achat sont affichés dans la partie centrale de la section.
- Ajouter item: Ajoute un ou plusieurs items au bon d'achat. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez spécifier les items à ajouter. Pour plus d'information, voir Items dans un Bon d'achat.
  Si vous devez ajouter une grande quantité d'items au bon d'achat, il est habituellement plus rapide d'utiliser Ajout rapide que Ajouter item. Pour en savoir plus sur Ajout rapide, voir ci-dessous.
- Editer l'item: Vous permet de modifier l'information concernant un item déjà dans la liste. Cliquez sur l'item que vous voulez modifier, puis cliquez sur Editer l'item. MainBoss ouvre une fenêtre montrant l'information pour la commande de cet item; vous pouvez modifier l'information comme vous le désirez. La fenêtre utilisée est du même format que celle que vous obtenez quand vous cliquez sur Ajouter item.
- Supp l'item: Vous permet de supprimer un item de la liste. Cliquez sur l'item que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supp l'item.
- Ajout rapide: Fournit un moyen rapide d'ajouter plusieurs items à la liste. MainBoss peut vérifier les niveaux d'inventaire courants et déterminer automatiquement quels items doivent être réapprovisionnés; il peut à ce moment placer tous les items dans le même bon d'achat. Après avoir placé ce lot d'items dans le bon d'achat, vous pouvez éditer chaque entrée individuelle si elles doivent être modifiées.
  Pour plus d'information sur la fonction Ajout rapide, voir La Fonction Ajout Rapide.
Suppléments: Cette section vous permet de spécifier toutes charges supplémentaire qui pourraient être associées au bon d'achat. Ces "suppléments" pourraient inclure la taxe de vente, les frais de livraison, une surcharge pour une livraison expresse, etc. Les charges supplémentaires pourraient aussi inclure des coûts de main d'oeuvre et de matériel en provenance d'un contracteur externe associé à un bon de travail.
Au moment où vous créez le bon d'achat, vous pouvez inclure une évaluation des charges supplémentaires que vous prétendez devoir payer. Toutefois, il est souvent difficile de prédire certaines charges supplémentaires; par exemple, les coûts d'expédition sont dépendants du poids des marchandises à expédier, ceux-ci ne seront connus qu'une fois les marchandises emballées et pesées. Pour cette raison, MainBoss vous permet d'ajouter les coûts supplémentaires après la préparation du bon d'achat original; par exemple, lorsque vous fermez le bon d'achat après la réception des marchandises, vous pouvez ajouter les charges supplémentaires réellement payées.
Losrqu'un bon d'achat est imprimé, la copie imprimée comprend les évaluations des coûts supplémentaires. Les coûts évalués et les coûts réels peuvent tous les deux être imprimés sur le Rapport Historique des Achats (tel que décrit dans Historique des Achats).
Les suppléments que vous ajoutez au bon d'achat sont affichés dans la partie centrale de la section. Chaque ligne de cette partie commence par un code; les codes suivants sont utilisés:

Pour en savoir plus sur les charges supplémentaires spécifiées pendant la création d'un bon de travail, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.

Ajout éval: Vous permet d'ajouter des évaluations au bon d'achat pour un ou plusieurs suppléments Si vous cliquez sur ce bouton, MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez enregistrer l'information à propos de ces suppléments. Pour plus d'information, voir Suppléments sur Bons d'Achat.
Si l'enregistrement sélectionné dans la liste Suppléments spécifie un bon de travail, Ajout éval peut être utilisé pour ajouter des coûts supplémentaires de matériaux ou de main d'oeuvre à ce bon de travail—Lorsque MainBoss ouvre un fenêtre pour enregistrer le coût supplémentaire, cliquez sur Main d'oeuvre ou sur Matériaux et le coût sera ajouté au bon de travail associé.
Si l'enregistrement sélectionné dans la liste Suppléments n'est pas un bon de travail, Ajout éval vous laissera seulement ajouter "d'autres" suppléments au bon d'achat ( par exemple, des suppléments qui ne sont pas des coûts spécifiques au matériel ou à la main d'oeuvre des bons de travail).
Récept: Utilisé pour spécifier le coût réel applicable à une précédente évaluation. Pour utiliser ce bouton, cliquez sur la ligne de l'évaluation originale, ensuite cliquez sur Récept. MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez modifier l'évaluation à l'aide de l'information réelle finale. Lorsque vous retournerez dans la fenêtre du bon d'achat, vous verrez que la nouvelle information réelle a été ajoutée à la liste des suppléments. (La vieille évaluation demeure dans la liste, de cette façon vous pourrez comparer les évaluations avec les données réelles.)
Ajout réel: Vous permet d'ajouter des coûts réels pour un ou plusieurs coûts additionnels. Si vous cliquez sur ce bouton, MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez enregistrer l'information appropriée. Cette information utilise le même format que celui utilisé dans Ajout éval.
Notez que Ajout réel ne doit être utilisé que pour les coûts n'ayant pas d'évaluations correspondantes. S'il existe une évaluation correspondante pour un coût en particulier, vous devrez utiliser Récept au lieu de Ajout réel.
Si l'enregistrement sélectionné dans la liste des suppléments spécifie un bon de travail, Ajout réel peut être utilisé pour ajouter des coûts de matériaux ou de main d'oeuvre supplémentaires à ce bon de travail—lorsque MainBoss ouvre une fenêtre pour enregistrer ce coût supplémentaire, cliquez sur Main d'oeuvre ou Matériaux et le coût sera ajouté au bon de travail auquel il est associé.
Si l'enregistrement sélectionné dans la liste des suppléments n'est pas pertinent à un bon de travail, Ajout réel vous permettra seulement d'ajouter "d'autres" suppléments au bon d'achat (par exemple, des suppléments qui ne sont pas des coûts spécifiques au matériel ou à la main d'oeuvre des bons de travail).
Lier à un BdT: Spécifie que ce bon d'achat est valide pour des matériaux et/ou de la main d'oeuvre pour un bon de travail existant. Lorsque vous cliquez sur le bouton, MainBoss ouvre le fureteur Bons de Travail pour vous permettre de spécifier le bon de travail approprié. Sélectionner le bon de travail dans le fureteur, puis cliquez sur le bouton Ok du fureteur. MainBoss retournera au bon d'achat; vous verrez le bon de travail spécifié dans la liste de la section Suppléments.
Editer l'item: Vous permet d'éditer un item qui fait déjà partie de la liste des charges supplémentaires. Cliquez sur la ligne que vous voulez éditer, puis cliquez sur Editer l'item. MainBoss ouvre une fenêtre qui vous permet d'éditer l'information de la ligne. (Cette fenêtre est sous le même format que celle utilisée pour Ajout éval.)
Supp l'item: Vous permet de supprimer l'item de la liste des charges supplémentaires. Cliquez sur la ligne que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supp l'item.
Détacher: Délie le bon de travail qui avait été lié à ce bon d'achat.

Réception: Cette section sert pour la réception des marchandises spécifiées dans le bon d'achat. La partie centrale de cette fenêtre affiche l'information sur les réceptions de marchandises. Chaque ligne de cette liste affiche la date où la cargaison est arrivée, un numéro de connaissement pour cette cargaison, et le montant total de toutes charges supplémentaires applicables à cette cargaison.
- Nº comm. fourn.: Dans plusieurs cas, des fournisseurs assignent un numéro de commande d'expédition à votre numéro de bon d'achat, au lieu de (ou additionnel à) votre propre numéro de bon d'achat. Si c'est le cas, vous pouvez enregistrer le numéro de commande d'expédition du fournisseur dans ce champ, au cas où vous en auriez besoin plus tard pour communiquer avec le fournisseur.
- Proch. récept. prévue: Ce champ est utile lorsqu'une commande est divisée en plusieurs expéditions. Quand une cargaison est reçue, le fournisseur peut vous spécifier une date prévue pour la prochaine expédition. En enregistrant la date dans ce champ, vous pouvez avoir un suivi des promesses de livraison du fournisseur.
- Nouv récept: Vous laisse enregistrer l'information sur une nouvelle réception, incluant les items reçus ainsi que toutes charges supplémentaires associées à cette réception. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, MainBoss ouvre une fenêtre où vous pouvez enregistrer cette information; pour en savoir plus sur cette fenêtre, voir Enregistrement de l'Information sur la Réception.
- Editer la réception: Vous laisse modifier un enregistrement qui fait déjà partie de la liste des réceptions. Cliquez sur la ligne que vous voulez modifier, puis cliquez sur Editer la réception. MainBoss ouvre une fenêtre qui vous permet d'éditer l'information de cette ligne. (Cette fenêtre est du même format que celle utilisée pour Nouv récept.)
- Supp la réception: Vous permet de supprimer un enregistrement de la liste des réceptions. Cliquez sur la ligne que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supp la réception.
Sommaire: Cette section est un sommaire des chiffres du bon d'achat.
- Lignes d'items commandés: Le nombre de lignes d'items qui apparaissent dans les sections Items et Suppléments. Typiquement, ce chiffre représente le nombre d'items différents commandés.
- Commandé: Le coût de la commande lors de sa création. Pour calculer ce coût, MainBoss additionne tous les coûts des items de la section Items aux évaluations de coûts de la section Suppléments.
- Complètement reçu: Le nombre de lignes d'items commandés dont les unités ont toutes été reçues. Par exemple, si vous avez commandé quatre pneus pour un chariot-élévateur et que vous avez reçu les quatre pneus, l'item "pneus" est considéré comme complètement reçu.
- Partiellement reçu: Le nombre de lignes d'items pour lesquelles vous avez reçu une partie seulement des items commandés. Par exemple, si vous avez commandé quatre pneus pour un chariot-élévateur mais que vous n'en avez reçu que deux, l'item "pneus" est considéré partiellement reçu.
- Coût à la récept.: Le coût des marchandises que vous avez reçues à date. Ceci inclut le coût des items, plus tous les coûts réels que vous avez enregistrés dans la section Suppléments.
- Non reçu: Le nombre de lignes d'items pour lesquelles vous n'avez rien reçu. Par exemple, si vous avez commandé quatre pneus pour un chariot-élévateur et n'avez pas encore reçu aucun de ces pneus, l'item "pneus" est considéré comme non reçu.
- Réception de frais additionnels: Le total de tous les frais supplémentaires appliqués aux expéditions reçues à date.
- Total reçus: Le total de tous les frais de la cononee "Total".
Emis & Sauv: Sauvegarde toute l'information courante de la fenêtre et marque le bon d'achat comme émis. Vous cliquez sur ce bouton quand le bon d'achat est finalisé et approuvé—le bon d'achat est prêt pour expédition au fournisseur.
Notez que le bouton Emis & Sauv n'est pas apparent si le bon d'achat a déjà été émis.
Retirer & Sauv: Retire le bon d'achat. Pour plus d'information sur ce que signifie retirer un bon d'achat, voir Bons d'achat.
Le bouton Retirer & Sauv est apparent seulement si le bon d'achat a été émis. Si vous retirer le bon d'achat, la section Sommaire sera annotée d'une indication du jour et de l'heure de l'émission.
Fermer & Sauv: Ferme le bon d'achat. Vous procéder à cette opération lorsque tous les items du bon d'achat ont été reçus, ou quand vous avez cancellé tout item non reçu.
Le bouton Fermer & Sauv est apparent seulement lorsque le bon d'achat a été émis.
Réouvrir & Sauv Réouvre un bon d'achat fermé. Vous faites cette opération seulement si le bon d'achat contient des erreurs que vous voulez corriger.
Le bouton Réouvrir & Sauv est apparent seulement après la fermeture du bon d'achat.
en vigueur le: Les date et heure de la validation de l'opération, que l'opération soit Emis & Sauv, Retirer & Sauv, ou Fermer & Sauv. Si vous laissez ce champ vide, MainBoss y indiquera la date et l'heure où vous avez fait cette opération.
Commentaires: Tous commentaires que vous voulez enregistrer concernant ce bon d'achat. Notez que ces commentaires ne sont pas imprimés sur la copie du bon d'achat que vous envoyez au fournisseur; Ces commentaires sont pour usage interne seulement. Par exemple, vous pourriez utiliser cet partie "Commentaires" pour enregistrer le processus d'approbation (les date et heure où le bon d'achat a été soumis pour approbation, les date et heure où l'approbation fut reçue, et la personne qui a approuvé ce bon d'achat).
Si vous avez des commentaires que vous voulez voir apparaître sur le bon d'achat, enregistrez-les dans la partie "Commentaires au fournisseur" de la section Commande.
Choisir pour imprimer: Cochez cette case si vous désirez que le bon d'achat fasse partie des prochaines impressions. (Vous pouvez imprimer un bon d'achat même si vous n'avez pas coché Choisir pour imprimer, mais, Choisir pour imprimer facilite les choses.)
Clôner: Copie l'information de ce bon d'achat et crée un nouveau bon d'achat contenant l'information copiée. Par exemple, si vous placez une commande des mêmes items d'un fournisseur en particulier sur une base régulière, vous pouvez reproduire la dernière dommande de ce fournisseur, puis faire les changements appropriés. Ceci évite souvent d'avoir à retaper la même information pour chaque commande.
Annuler: Cancelle totalement le bon d'achat. Pour de l'information sur ce qui arrive quand vous cancellez un bon d'achat, voir Fureter les Bons d'Achat.
Sauver: Sauvegarde toute l'information enregistrée dans ce bon d'achat. Notez que cliquer sur Sauver ne ferme pas la fenêtre; Dès lors, vous pouvez enregistrer de l'information, la sauvegarder, en enregistrer d'autre, la sauvegarder, et ainsi de suite.
Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine tous les changements que vous avez faits depuis la dernière sauvegarde.

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