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Quand vous créez un bon de travail, habituellement vous préparez une évaluation des matériaux qui seront requis. Une fois le travail complété, vous devriez retourner dans le bon de travail et entrer les quantités de matériaux réellement utilisées. MainBoss ajuste les niveaux d'inventaire en conséquence—les items qui avaient été mis en réserve sont désignés comme utilisés, ou déduits de la réserve s'ils n'ont pas été utilisés.
Le processus d'enregistrement des matériaux réellement utilisés dans un bon de travail commence quand vous cliquez sur Ajout réel dans la section Matériel du bon de travail. MainBoss ouvrira une fenêtre contenant ce qui suit:
- Nº du BdT: Ce champ s'affiche quand vous inscrivez l'usage de matériel dans le bon de travail. Il indique le numéro d'identification du bon de travail.
- Afficher seulement les items si: Cette section de la fenêtre contrôle les items qui seront affichés dans la liste déroulante "Items sélectionnés".
- évaluation partiellement émise: Cochez ici si vous voulez voir seulement les items apparaissant dans les évaluations du bon de travail et qui ne sont pas désignés comme utilisés.
Par exemple, supposons que votre évaluation originale de matériaux comporte quatre items différents. Cliquer sur évaluation partiellement émise veut dire que la liste déroulante de"Items sélectionnés" affichera seulement ces quatre items. Supposons que vous choisissiez un de ces items, et enregistriez le travail comme ayant utilisé les matériaux tels qu'évalués; Puis, vous sauvegardez l'information. À votre prochaine recherche dans la liste déroulante de "Items sélectionnés" il y aura seulement trois items—les quatre items originaux, moins l'item que vous avez déjà utilisé. Cela facilite la recherche dans liste des matériaux originalement évalués et l'enregistrement des valeurs réelles.
- cataloguer comme pièces de rechange: Cochez ce choix seulement si vous voulez que la liste "Items sélectionnés" affiche les items que vous avez enrégistrés comme pièces de rechange pour l'équipement ou l'espace spécifié sur le bon de travail en cours.
- cataloguer comme BdT: Cochez cette option si vous voulez que la liste affichée comprenne seulement les items déjà inscrits sur le bon de travail. C'est-à-dire, les items qui étaient spécifiés originalement dans l'évaluation; par contre, cette liste peut aussi inclure les items ajoutés (réels) à la fin du travail.
- tous les items: Cochez ce choix essentiellement si vous voulez que la liste affiche tous les items compris dans votre inventaire.
- Cat. d'inventaire: Affiche toutes les catégories d'inventaire de la table Catégorie d'Inventaire. Si vous sélectionnez une catégorie de cette table, la liste déroulante "Items sélectionnés" (dessous) n'indiquera que les items d'inventaire de cette catégorie. Par exemple, si vous choisissez FILTRES comme "Cat. d'inventaire", la liste "Items sélectionnés" affichera des filtres. Ceci peut faciliter la recherche d'un item spécifique de la liste—vous n'avez qu'une catégorie d'items à fureter au lieu de tous les items de votre inventaire.
- Items inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste déroulante "Items sélectionnés" affiche les items inventoriés.
- Items non-inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste déroulante "Items sélectionnés" affiche les items non-inventoriés.
- Choisir cet item: Cochez cette option quand vous avez localisé l'item désiré dans la liste déroulante"Items sélectionnés". MainBoss copiera cet item dans le champ "Item d'inventaire" en-dessous.
- Nouvel item: Crée une nouvelle description d'item; soit pour un item inventorié (dans ce cas, l'item sera ajouté à votre liste d'inventaire régulier) ou pour un item non-inventorié (dans ce cas, l'item sera considéré comme une utilisation spécifique pour ce bon de travail en particulier).
Pour plus d'information sur la description d'un item d'inventaire, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.
- Item d'inventaire: Spécifie un item d'inventaire à être réservé pour ce bon de travail. Cet item provient soit de la liste "Items sélectionnés" ou, en cliquant sur Nouvel item et spécifier un nouvel item.
- Date: La date à laquelle l'item a été utilisé.
- Disponible: La quantité présentement disponible en inventaire de l'item choisi.
- Coût unitaire: Le coût unitaire de l'item sélectionné.
- Coût total: Le coût total de tous ces mêmes items présentement disponibles en inventaire.
- En commande: La quantité de cet item actuellement en commande.
- En réserve: La quantité de cet item présentement réservée. Ceci inclut tous les items semblables qui ont été réservés pour utilisation dans des bons de travail (possiblement aussi celui que vous préparez présentement).
- Matériel disponible: La quantité de cet item réellement disponible pour utilisation. C'est-à-dire, la quantité réelle en main soustraite de la quantité actuellement réservée.
- Bâtiment: Le bâtiment contenant le magasin où l'item est entreposé et où les travailleurs l'ont obtenu.
- Magasin: Le magasin où les travailleurs ont obtenu l'item spécifié.
- En main au magasin: La quantité en main de cet item dans le magasin désigné. Ce qui peut être une valeur différente de "Disponible" ci-dessus, car "Disponible" inclut la quantité totale en main dans tous les magasins.
- Emplacement: Spécifie l'emplacement où le matériel était entreposé dans le magasin. Par exemple, si les tablettes d'un magasin sont numérotées alors ceci pourrait le numéro de la tablette contenant le matériel.
- Référence: Un code de référence pour ce matériel. Ce pourrait être le numéro de catalogue du fournisseur, un numéro de bon d'achat, ou toute autre information qui pourrait être utile en rapport avec ce matériel.
- Quantité distribuée: La quantité actuellement utilisée dans le bon de travail en cours.
- Coût unitaire: Spécifie le coût unitaire des items utilisés. Sert à faire le calcul des coûts du matériel utilisé dans le bon de travail; ce prix peut différer de celui enregistré à votre inventaire.
Par exemple, supposons que ce bon de travail soit préparé par une compagnie de gestion immobilière et que le coût du bon de travail serait imputé au locataire. Dans ce cas, vous pourriez décider d'imputer les frais de matériaux au locataire à un prix différent de celui entré en inventaire.
- Coût total: Calculé automatiquement en multipliant "Quantité distribuée" par "Coût unitaire".
- Sauv & Nouv: Sauvegarde l'entrée actuelle et vide le champ de la fenêtre afin que vous puissiez entrer un nouvel enregistrement.
- Clôner: Crée un nouvel enregistrement à partir des informations copiées dans l'enregistrement sélectionné au préalable.
- Supprimer: Supprime l'enregistrement sélectionné.
- Sauver: Sauvegarde l'enregistrement, mais laisse les données telles quelles. Pour que vous pouvez continuer à éditer le même enregistrement.
- Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée avec Sauver.
Quand vous fermez la fenêtre d'enregistrement de matériel, vous retournez dans la section Matériel de la fenêtre du bon de travail.La fenêtre du bon de travail affiche maintenant les items que vous avez enregistrés.
Pour de l'information sur la création et l'édition de bons de travail, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.
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