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Quand vous assignez du matériel à un bon de travail avant que le travail ne soit fait, vous évaluez, selon vos connaissances, la quantité de matériel que le travail devrait nécessiter. Les matériaux que vous spécifiez sont donc placés en réserve. Par exemple, si un entretien planifié pour un chariot-élévateur exige que vous remplaciez certaines courroies du moteur, vous pourriez mettre un nombre de courroies approprié en réserve en préparant le bon de travail.
Pour les besoins du réapprovisionnement des stocks, les niveaux d'inventaire n'incluent aucun matériel ayant été mis en réserve. Par exemple, si vous tenez habituellement six courroies de ventilateur en magasin mais que deux ont été mises en réserve, votre niveau d'inventaire est de quatre courroies plus deux en réserve. Si le point de réapprovisionnement pour cet item est de cinq courroies, MainBoss recommandera que placiez une commande pour d'autre courroies, même si actuellement vous en avez six sur la tablette—les courroies mises en réserve ne sont pas calculées dans le niveau d'inventaire car elles doivent être installées bientôt.
Une fois le travail terminé, vous devriez aller dans le bon de travail et entrer les quantités réelles de matériaux utilisés. MainBoss ajuste l'inventaire conformément aux niveaux de celui-ci—les items qui ont été mis en réserve sont indiqués comme utilisés, ou sont enlevés de la réserve s'il apparaît qu'ils n'étaient pas nécessaires pour le travail. Pour en savoir plus sur l'utilisation réelle des matériaux, voir Enregistrement des Matériaux Utilisés dans un Bon de Travail.
| Note: Il existe deux situations pour lesquelles vous réservez du matériel: quand vous créez un bon de travail correctif, et quand vous formulez une description de tâche qui sera utilisée pour la création de bons de travail d'entretien préventif. |
Le processus de réservation de matériel pour un bon de travail commence quand vous cliquez sur Ajout éval dans la section Matériel du bon de travail. MainBoss ouvrira une fenêtre qui contiendra ce qui suit:
- Nº du BdT: Ce champ est affiché quand vous assignez du matériel à un bon de travail correctif. Il indique le numéro d'identification du bon de travail.
- Tâche: Ce champ est affiché lorsque vous assigné du matériel à une description de tâche qui sera utilisée pour créer des bons de travail d'entretien préventif.
- Afficher seulement les items si: Cette section de la fenêtre contrôle les items qui sont énumérés dans la liste déroulante "Items sélectionnés".
- tous les items: Sélectionnez cette option si vous voulez que le champ "Items sélectionnés" affiche tous les items de votre inventaire.
- cataloguer comme pièces de rechange: Sélectionnez cette option si vous voulez que le champ "Items sélectionnés" affiche les items qui ont été enregistrés comme pièces de rechange pour l'équipement ou l'espace devant être entretenu dans ce bon de travail.
- Cat. d'inventaire: Affiche toutes les catégories d'inventaire de la table Catégories d'Inventaire. Si vous choisissez une catégorie de cette table, la liste déroulante de "Items sélectionnés" affichera seulement les items d'inventaire de cette catégorie. Par exemple, si vous sélectionnez FILTRES comme "Cat. d'inventaire", "Items sélectionnés" affichera seulement des filtres. Ceci peut faciliter la recherche d'un item particulier dans une liste—vous n'avez qu'à consulter qu'un type d'items, plutôt que tous les items de l'inventaire.
- Items inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" inclue les items inventoriés.
- Items non-inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" inclue les items non-inventoriés.
- Items sélectionnés: Affichera tous les items d'inventaire qui rencontreront les critères spécifiés dans les champs précédents ("Afficher seulement les items si", "Cat. d'inventaire" et ainsi de suite).
- Choisir cet item: Cliquez sur ce bouton quand vous avez localisé l'item approprié dans la liste déroulante "Items sélectionnés". MainBoss copiera l'item dans le champ "Item d'inventaire" plus bas.
- Nouvel item: Crée une description d'item; ce peut être un nouvel item inventorié (auquel cas l'item est ajouté à votre liste d'inventaire standard) ou pour un item non-inventorié(auquel cas l'item est considéré comme un item à usage unique qui sera utilisé uniquement dans ce bon de travail particulier).
Pour de l'information sur la description de nouveaux items inventoriés, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.
- Item d'inventaire: Spécifie un item d'inventaire qui sera réservé pour ce bon de travail. Cet item vient de la liste "Items sélectionnés" ou en cliquant sur Nouvel item et en spécifiant la description du nouvel item.
- Date: La date à laquelle l'item sera nécessaire.
- Disponible: La quantité de l'item sélectionné qui est présentement disponible en inventaire.
- Coût unitaire: Le coût unitaire de l'item sélectionné.
- Coût total: Le coût total de tous ces mêmes items actuellement en inventaire.
- En commande: La quantité de cet item actuellement en commande.
- En réserve: Combien de ces items sont actuellement réservés. Ceci inclut tous les items semblables qui ont été réservés pour utilisation dans un bon de travail (incluant possiblement le bon de travail que vous éditez présentement, si vous avez déjà réservé des items de ce type pour le bon de travail).
- Matériel disponible: La quantité de cet item qui disponible maintenant. Ce qui veut dire la quantité disponible, moins les quantités présentement en réserve.
- Bâtiment: Le bâtiment où se situe le magasin dans lequel les travailleurs pourront trouver le matériel.
- Magasin: Le magasin dans lequel les travailleurs pourront trouver le matériel.
- En main au magasin: La quantité d'items en main dans le magasin spécifié. Ce qui peut être différent de la valeur dans "Disponible" sachant que "Disponible" inclue les inventaires disponibles de tous vos magasins.
- Emplacement: Spécifie un emplacement à l'intérieur du magasin où le matériel se trouve. Par exemple, si les tablettes d'un magasin sont numérotées, cela pourrait spécifier le numéro de la tablette dans le magasin où se trouvent les items.
- Référence: Un code de référence pour ce matériel. Ce pourrait être le numéro de catalogue du fournisseur, un numéro de bon d'achat, ou toute autre information qui s'avérerait utile pour cette item d'inventaire en particulier.
- Quantité en réserve: La quantité de cet item que vous désirez mettre en réserve pour ce bon de travail.
- Coût unitaire: Le coût unitaire des items étant réservés. Utilisé pour calculer le coût des matériaux qui seront réservés pour ce bon de travail; il peut être différent du coût unitaire actuellement enregistré dans vos régistres d'inventaire.
Par exemple, supposons que ce bon de travail est préparé par une compagnie de gestion immobilière et que le coût du bon de travail sera imputé au locataire. Dans ce cas, vous pourriez vouloir imputer au locataire les matériaux à un prix différent du prix d'achat actuel des items.
- Coût total: Se calcule automatiquement en multipliant "Quantité en réserve" par "Coût unitaire".
- Sauv & Nouv: Sauvegarde l'entrée actuelle et vide le champ de la fenêtre afin que vous puissiez entrer un nouvel enregistrement.
- Clôner: Crée un nouvel enregistrement à partir des informations copiées dans l'enregistrement sélectionné au préalable.
- Supprimer: Supprime l'enregistrement sélectionné.
- Sauver: Sauvegarde l'enregistrement, mais laisse les données telles quelles. Vous pouvez continuer à éditer le même enregistrement.
- Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée avec Sauver.
Quand vous fermez la fenêtre de réservation de matériel, vous retournez à la section Matériel de la fenêtre du bon de travail. Le bon de travail affichera maintenant les items que vous avez réservés.
Pour de l'information sur créer et éditer des bons de travail, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.
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