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La fenêtre pour enregistrer l'information à propos d'une cargaison contient plusieurs boutons pour enregistrer l'information sur les items reçus. Le bouton Ajouter item vous permet d'ajouter un ou plusieurs items à la liste des items reçus, tandis que le bouton Editer l'item vous permet d'éditer l'information à propos d'un item qui est déjà dans la liste.
Une autre façon de commencer à enregistrer les items reçus est de sélectionner Inventaire —> Nouvelle Réception du menu. Cet item du menu est utile si certains travailleurs sont autorisés à enregistrer les réceptions mais n'ont pas accès aux bons d'achat. Inventaire —> Nouvelle Réception permet au travailleur d'enregistrer le contenu de la cargaison, sans accès aux fenêtres permettant d'éditer les bons d'achats.
Peu importe la façon de débuter l'enregistrement des items reçus dans une cargaison, MainBoss ouvre la même fenêtre. Cette fenêtre contient ce qui suit:
- Date: La date de réception de la cargaison.
- Connaissement: Le numéro d'identification de la cargaison.
- Nº du bon: Le numéro du bon d'achat associé à la cargaison.
- Fournisseur: Le fournisseur qui a expédié la cargaison.
- Afficher seulement les items si: Ce groupe d'options contrôle les items qui apparaîtront dans la liste déroulante "Items sélectionnés" (ci-dessous).
- Items sélectionnés: Contient une liste déroulante d'items d'inventaire. Les items d'inventaire qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par les options sous Afficher seulement les items si. Pour indiquer qu'un item en particulier a été reçu dans cette cargaison, sélectionnez l'item approprié de la liste.
- Choisir cet item: Une fois l'item désiré localisé dans la liste "Items sélectionnés", cliquez sur Choisir cet item. MainBoss copie le nom de l'item dans le champ "Item d'inventaire".
- Nouvel item: Ce bouton est très utile si la cargaison contient des items qui ne sont pas dans votre inventaire régulier mais que vous décidez de les ajouter à votre inventaire régulier. Cliquer Nouvel item ouvre une fenêtre où vous pouvez créer un enregistrement d'inventaire pour cet item. Cette fenêtre est décrite dans Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés. Lorsque vous retournez dans la fenêtre, le nouvel item que vous venez de décrire sera affiché dans le champ "Item d'inventaire".
- Item d'inventaire: L'item que vous voulez ajouter à la cargaison.
- En commande: Une fois que vous avez spécifié un item dans "Item d'inventaire", le champ "En commande" affiche la quantité totale de cet item qui était commandée dans le bon d'achat correspondant.
- Déjà reçu: Une fois que vous avez spécifié un item dans "Item d'inventaire", le champ "Déjà reçu" affiche la quantité de cet item qui a déjà été reçue dans des cargaisons précédentes.
- A venir: Une fois que vous avez spécifié un item dans "Item d'inventaire", le champ "A venir" affiche la quantité de cet item qui est attendue dans les prochaines cargaisons.
- Reçu: Dans ce champ, vous devriez taper la quantité de l'item reçue dans cette cargaison.
Une fois cliqué le bouton Sauv & Nouv ou Sauver dans cette fenêtre, MainBoss ajuste les valeurs "Déjà reçu" et "A venir" des quantités reçues. Par exemple, si vous utilisez "Reçu" pour rapporter que la cargaison contenait 10 items, MainBoss ajoutera 10 à la quantité "Déjà reçu" et soustraira 10 de "A venir".
- Coût unitaire: Le coût par unité des items reçus.
- Coût total: Le coût total des items reçus. MainBoss calcule automatiquement ce champ par "Reçu" multiplié par "Coût unitaire". Si vous changez la valeur dans "Coût total", MainBoss ajuste automatiquement le "Coût unitaire" en conséquence.
- Nº de catalogue: Le numéro de catalogue du fournisseur pour cet item.
- Entreposé à: Les champs de cette section spécifient où les items reçus devraient être entreposés.
Plusieurs magasins: Dans certains cas, vous pourriez vouloir diviser les items reçus dans plusieurs magasins. Par exemple, si vous recevez 30 unités d'un item en particulier, vous pourriez vouloir en mettre 20 dans un magasin et 10 dans un autre. Pour procéder à cette opération, vous avez juste à faire deux enregistrements séparés dans la réception: l'un disant que vous avez reçu 20 unités de cet item (à être envoyés dans le premier magasin), et l'autre disant que vous en avez reçu 10 (à être envoyés dans le deuxième magasin).
- Bâtiment: Le bâtiment contenant le magasin où les items devraient être entreposés.
- Magasin: Le magasin où les items devraient être entreposés.
- En main au magasin: La quantité de ces items qui est couramment en dans le magasin spécifié.
Si vous n'êtes pas certain de l'endroit où les items devraient être entreposés, il peut être utile de fureter les "Magasin" un à la suite de l'autre pour voir combien d'items on a en main dans chacun des magasins. Vous pouvez à ce moment spécifier que les items reçus doivent être entreposés dans le magasin où l'inventaire pour cet item est le plus bas.
- Emplacement: L'emplacement où les items reçus devraient être entreposés dans le magasin spécifié.
- Sauv & Nouv: Sauvegarde l'enregistrement actuel et vide les champs afin que vous puissiez créer un nouvel enregistrement. Dans le processus de sauvegarde de l'information, MainBoss met à jour les valeurs de "Déjà reçu" et de "A venir" pour l'item que vous venez de sauvegarder.
- Clôner: Copie l'information de la fenêtre actuelle et crée une nouvelle fenêtre contenant l'information copiée.
- Supprimer: Supprime l'enregistrement de cet item de la réception originale.
- Sauver: Sauvegarde l'enregistrement en cours, mais laisse les données telles quelles. Vous pouvez donc continuer à éditer le même enregistrement. Dans le processus de sauvegarde de l'information, MainBoss met à jour les valeurs de "Déjà reçu" et de "A venir" pour l'item que vous venez de sauvegarder.
- Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée.
| Note: Dans certains cas, une cargaison peut contenir une plus grande quantité d'un item en particulier qui était spécifié dans le bon d'achat; par exemple, vous pourriez avoir commandé quatre pneus de camions mais, en recevoir cinq. Dans ce cas, la valeur "En commande" pour l'item sera une valeur négative partout où apparaît "En commande". Dans l'exemple du pneu de camion, la quantité commandée sera -1, puisque vous avez reçu tous les pneus et un en surplus. Cette valeur apparaîtra dans chaque fenêtre qui a un champ "En commande", aussi longtemps que le bon d'achat restera ouvert. Quand vous fermez le bon d'achat, l'item en surplus n'est plus en commande et donc la valeur "En commande" sera remise à zéro. |
Pour en savoir plus sur Enregistrer les Items Reçus, voir Enregistrement de l'Information sur la Réception. Pour en savoir plus sur les bons d'achats eux-mêmes, voir Création d'un Nouveau Bon d'Achat. Pour en savoir plus sur l'examen des réceptions de cargaisons, voir Fureter les Réceptions.
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