La Fonction Ajout Rapide

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Le bouton Ajout rapide de la section Items du bon d'achat vous procure une manière rapide d'ajouter plusieurs items à la fois sur le bon d'achat. Par exemple, supposons que vous vouliez que ce bon d'achat inclue tous les items qui sont actuellement en-dessous de leur niveau de réapprovisionnement. En autant que vous ayiez déjà commandé ces items de ce fournisseur auparavant, la fonction ajout rapide rend ce processus très facile.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajout rapide, MainBoss ouvre une fenêtre qui contient ce qui suit:

• Nº du bon: Le numéro d'identification de ce bon d'achat.
• Fournisseur: Le fournisseur associé à ce bon d'achat.
• Date: Les date et heure du bon d'achat. Ce champ sera laissé vide si vous n'avez pas déjà inscrit ces date et heure.
• Afficher seulement les items disponibles: Ce groupe d'options contrôle les items qui apparaîtront dans la liste d'items (voir ci-dessous), basé sur la quantité actuellement disponible de ces items.
  • sous le min.: Si cette option est cochée, la liste affiche seulement les items dont la quantité en main est sous leur minimum spécifié. (Vous spécifiez le minimum dans le registre d'inventaire; pour plus d'information, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.)

    Cette option est la plus couramment utilisée. Puisque le minimum spécifié est la plus petite quantité que vous désirez avoir en main en tout temps, tout item sous ce minimum doit être réapprovisionné.

  • sous le max.: Si cette option est cochée, la liste affiche seulement les items dont la quantité en main est sous leur maximum spécifié. (Vous spécifiez le maximum dans le registre d'inventaire; pour plus d'information, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.)

    Puisque le maximum spécifié est la plus grande quantité que vous désirez avoir en main en tout temps, tout item au-dessus de ce maximum ne devrait pas être réapprovisionné.

  • toute quantité: Si cette option est cochée, la liste affiche les items peu importe la quantité en main.
• Afficher seulement les items si: Ce groupe d'options contrôle les items qui apparaîtront dans la liste déroulante du champ "Cat. d'inventaire", sur la base du fournisseur associé au bon d'achat. (Si vous n'avez pas spécifié de fournisseur, ces options peuvent être désactivées.)
  • Fournisseur a été le dernier vendeur: Si cette option est cochée, la liste affiche seulement les items qui ont été achetés récemment du vendeur spécifié.
  • Fournisseur a déjà vendu: Si cette option est cochée, la liste affiche seulement les items qui ont été achetés auparavant du vendeur spécifié, même si l'achat le plus récent provenait d'un autre fournisseur.
  • sans égard au fournisseur: Si cette option est sélectionnée, la liste affiche les items qu'ils aient été achetés ou non du fournisseur spécifié.
• Items inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste d'items inclut les items inventoriés.
• Items non-inventoriés: Cochez cette case si vous voulez que la liste d'items inclut les items non-inventoriés que vous avez achetés auparavant.
• Cat. d'inventaire: Si vous sélectionnez une catégorie, la liste d'items affichera seulement les items appartenant à cette catégorie.
• Liste d'items: Cette liste affiche tous les items qui rencontrent les critères spécifiés par les informations précédentes (par exemple, par "Cat. d'inventaire" et "Afficher seulement les items disponibles"). Pour chaque item, la liste affiche le code d'item, le fournisseur le plus récent, le numéro de catalogue, la quantité d'items qui doivent être commandés pour atteindre les quantités maximales fixées pour ces items, et le coût total de cette commande.

  Pour ajouter un ou plusieurs items de cette liste au bon d'achat, vous vous assurez que les items sont sélectionnés. (Les items non-sélectionnés sont écrits en lettres foncées sur un arrière-plan pâle; les items sélectionnés sont écrits en lettres pâles sur un arrière-plan foncé.)

  Cliquer sur un item le déplace de non-sélectionné à sélectionné ou vice versa. Par exemple, si vous voulez commander la plupart des items de la liste, vous pourriez sur le bouton Sélectionner tout pour sélectionner toute la liste, puis cliquer sur les items que vous ne voulez pas commander. De cette façon, les items sur lesquels vous avez cliqués seront marqués comme non-sélectionnés.

  Quand vous cliquez sur le bouton Ok de cette fenêtre, MainBoss ajoutera tous les items sélectionnés au bon d'achat, et retournera à la fenêtre principale du bon d'achat. (Dans la fenêtre principale du bon d'achat, vous pouvez modifier les lignes que vous venez juste d'ajouter. Par exemple, si vous voulez commander une quantité différente de la quantité par défaut spécifiée par Ajout Rapide pour item en particulier, vous pouvez cliquer sur l'item que vous voulez modifier puis cliquer sur le bouton Editer l'item de la fenêtre du bon d'achat. De toute façon, vous ne pouvez pas éditer individuellement les items dans la fenêtre Ajout Rapide. Pour en savoir plus sur l'édition d'items dans un bon d'achat, voir Création d'un Nouveau Bon d'Achat.)

• Sélectionner tout: Marque tous les items de la liste comme sélectionnés.
• Sélectionner aucun: Marque tous les items de la liste comme non-sélectionnés.
• Sur réception, placer par défaut dans: Cette section est utilisée pour spécifier l'endroit où les items devraient être entreposés au moment de la réception.

  Puisque plusieurs items sont impliqués, il est peu probable qu'ils soient tous entreposés au même endroit. Néanmoins, il peut y avoir des occasions où la spécification d'un magasin est utile. Si, par exemple, la plupart des items doivent être entreposés dans un magasin spécifique, vous pouvez inscrire ce magasin dans la fenêtre; plus tard, quand vous retournerez dans la fenêtre principale du bon d'achat, vous pourrez spécifier différents emplacements pour les items qui n'appartiennent pas au magasin spécifié.

  Les deux options suivantes affectent l'utilisation du magasin spécifié:

  • S'applique à tous les items: Ceci associe le magasin spécifié à tous les items de la liste. C'est utile si tous ou presque tous les items doivent être expédiés au même emplacement. (Notez que vous n'avez pas à spécifier un emplacement exact; par exemple, vous pouvez spécifier le "Bâtiment" sans spécifier le "Magasin", indiquant que tous les items vont dans le même bâtiment, même s'ils seront dirigés dans divers magasins de ce même bâtiment.)
  • Utiliser par défaut seulement: Avise MainBoss d'utiliser le magasin par défaut quand un item en particulier n'est associé à aucun emplacement.
  • Bâtiment: Le bâtiment où est situé le magasin où les items devraient être entreposés.
  • Magasin: Le magasin où les items devraient être entreposés, dans le bâtiment spécifié.
  • Emplacement: L'emplacement dans le magasin. Par exemple, si les tablettes du magasin sont numérotées, vous pourriez inscrire le numéro de la tablette appropriée.
• Utiliser code d'item par défaut Nº de catalogue: Cocher si le code d'identification de l'item devrait être inséré dans le champ "Nº de catalogue" associé aux items sur le bon d'achat. Très utile si vous utilisez le no de catalogue du fournisseur comme code d'identification pour la plupart ou tous les items de votre inventaire; si ce n'est pas le cas, il serait probablement mieux que vous insériez les no de catalogue lorsque vous retournerez dans la fenêtre principale du bon d'achat.
• Ok: Cliquer cette case ajoute les items sélectionnés à la liste Items du bon d'achat. MainBoss retournera dans la fenêtre du bon d'achat, et vous verrez que les items ont été ajoutés au bon d'achat.

  Au retour dans la fenêtre du bon d'achat, il est souvent nécessaire d'éditer les items qui ont été ajoutés à la commande. Par exemple, vous pourriez vouloir modifier le numéro de catalogue, le magasin où les items seront reçus, ou la quantité d'items à commander.

• Annuler: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée.

Pour en savoir plus sur les bons d'achat eux-mêmes, voir Création d'un Nouveau Bon d'Achat.

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