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Des items peuvent être sortis de votre inventaire sans être associés avec un bon de travail. Par exemple, dans une gestion immobilière, le département de l'entretien peut décider de distribuer des items tels que des ampoules aux locataires pour éviter d'envoyer du personnel remplacer une ampoule brûlée. Dans un cas semblable, la distribution doit quand même être enregistrée afin de tenir les registres d'inventaire de MainBoss à jour.
Pour spécifier une distribution d'inventaire qui n'est pas reliée à un bon de travail, sélectionnez Inventaire —> Inventaire modif. —> Emission du menu. MainBoss affiche une fenêtre contenant ce qui suit:
- Cat. d'inventaire: Vous permet de spécifier une catégorie d'inventaire. Si vous sélectionnez une catégorie, la liste déroulante du champ "Items sélectionnés" (ci-dessous) affichera seulement les items appartenant à cette catégorie.Pour en savoir plus sur les catégories d'inventaire, voir Catégories d'Inventaire.
- Items inventoriés: Spécifie que vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" affiche seulement les items inventoriés. Ceci est le choix par défaut.
- Items non-inventoriés: Spécifie que vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" affiche seulement les items non-inventoriés.
- Items sélectionnés: Une liste déroulante affichant les items inventoriés. Le contenu de la liste est controlé par "Cat. d'inventaire", Items inventoriés et Items non-inventoriés.
- Choisir cet item: Cliquer ici copie la sélection courante de "Items sélectionnés" dans "Item d'inventaire".
- Nouvel item: Cliquer sur ce bouton vous permet d'entrer une nouvelle description pour un nouvel item inventorié. Ceci est très utile lorsque vous enregistrez la distribution d'un item qui n'est pas un item courant de votre inventaire; vous pouvez ajouter l'item à votre inventaire et ensuite continuer à enregistrer la distribution.
Cliquer sur Nouvel item ouvre la fenêtre d'édition Item Inventorié. Pour plus d'information sur l'utilisation de cette fenêtre, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.
- Item d'inventaire: C'est l'item choisi dans "Items sélectionnés" ou spécifié quand vous avez cliqué Nouvel item.
- Date: La date de la distribution.
- Disponible: La quantité de l'item sélectionné présentement disponible dans vos magasins.
- Coût unitaire: Le coût par unité de l'item sélectionné.
- Coût total: Le coût total pour tout l'inventaire de l'item sélectionné.
- En commande: La quantité de l'item sélectionné présentement en commande. (Les Items sont placés en commande quand un bon d'achat approprié est émis, Pour plus d'information, voir Bons d'achat.)
- En réserve: La quantité de l'item sélectionné présentement réservée pour utilisation dans divers bons de travail. (Les items sont mis en réserve lorsqu'un bon de travail approprié est créé et contient une quantité de cet item dans sa liste de matériaux; pour plus de plus amples informations, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.)
- Matériel disponible: La quantité de l'item sélectionné libérée pour utilisation. Ceci est égal à "Disponible" moins "En réserve".
- Bâtiment: Le bâtiment contenant le magasin duquel les matériaux seront distribués. Si vous laissez ce champ vide, la liste déroulante "Magasin" (ci-dessous) affichera tous les magasins de votre organisation.
- Magasin: Le magasin duquel les matériaux seront distribués.
Si vous n'avez pas décidé de quel magasin vous distribuerez les matériaux, vous pouvez sélectionner tout magasin de la liste déroulante et ensuite cocher "En main au magasin" pour voir combien d'items sont entreposés dans ce magasin. Vérifier par la liste des magasins peut vous aider à décider lequel a le plus de matériel à disposer.
- En main au magasin: La quantité de l'item sélectionné qui est couramment maintenue dans ce magasin. Notez que c'est la quantité avant que les matériaux ne soient distribués.
- Emplacement: La localisation du matériel sélectionné à l'intérieur du magasin spécifié.
- Quantité distribuée: La quantité que vous êtes sur le point de distribuer.
- Coût unitaire: Le coût des matériaux distribués. Par défaut, c'est le "Coût unitaire" associé avec cet item; toutefois, vous pouvez spécifier un coût différent, si nécessaire.
- Coût total: Le coût total des matériaux distribués. Calculé en multipliant la "Quantité distribuée" par le "Coût unitaire". Si vous tapez une valeur différente dans "Coût total", MainBoss ajustera automatiquement le "Coût unitaire" en conséquence.
- Code de distribution: Spécifie la raison d'être de cette distribution. Les codes de distribution sont définis dans la table Codes de Distribution; pour plus d'information, voir Codes de Distribution.
- Référence: Toute information de référence additionnelle qui pourrait être utile dans ce contexte. Par exemple, si vous transférez ces matériaux à un autre département de votre organisation, vous pourriez inscrire dans la référence tout document ou numéro de document émis relatif à ce transfert.
- Distribué à: La personne ou l'organisation à qui les matériaux sont distribués.
- Sauv & Nouv: Sauvegarde l'enregistrement en cours et vide les champs de la fenêtre afin que vous puissiez créer un nouvel enregistrement.
- Clôner: Crée une nouvelle distribution en copiant les informations que vous venez d'enregistrer. Par exemple, supposons que vous vouliez distribuer 30 unités d'un item en particulier, prenant 20 unités dans un magasin et 10 dans un autre magasin. Vous pouvez taper l'information pour un magasin, ensuite cliquer sur le bouton Clôner pour copier cette information pour la distribution des 10 autres unités; dans la reproduction de l'enregistrement vous n'avez plus qu'à spécifier un magasin différent et modifier la "Quantité distribuée" pour 10 (à la place du 20 original).
- Supprimer: Supprime l'enregistrement de la distribution.
- Sauver: Sauvegarde l'enregistrement en cours, mais laisse les données telles quelles afin que vous puissiez continuer à éditer le même enregistrement.
- Terminer: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée.
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