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Tenir un inventaire exact, même avec un inventaire perpétuel tel que celui de MainBoss, est notoirement difficile. Pour cette raison, la plupart des organisations prennent périodiquement un décompte physique de leur inventaire.
Il y a plusieurs façons d'aborder un décompte physique de votre inventaire:
- L'inventaire périodique : Arrêter toutes les opérations d'entretien pour une période donnée et effectuer un décompte physique de tous les magasins.
- L'inventaire perpétuel: À chaque fois que vous distribuez ou que vous recevez un item en particulier, vous comptez la quantité physique de cet item dans le magasin.
- Vérification par sélection: Périodiquement, sélectionner un item ou une catégorie d'items d'inventaire et en faire le décompte physique complet.
- Inventaire cyclique: Compter progressivement les pièces de votre inventaire jusqu'à ce que vous en ayez dénombré toutes les pièces; par exemple, vous pourriez prendre l'inventaire d'un magasin par mois et une fois que vous aurez bouclé le cycle (tous les magasins), vous recommencez le cycle depuis le début.
Après la prise d'inventaire, (par l'une ou l'autre des méthodes mentionnées ci-dessus), vous devriez comparer les chiffres du décompte physique avec les registres d'inventaire de MainBoss. S'il y a divergence, vous devriez mettre les registres de MainBoss à jour afin de réfléter les chiffres réels.
Avant de faire un décompte physique, vous pouvez utiliser le Rapport de l'État de l'Inventaire pour imprimer les feuilles de décompte physique: une liste de tout votre inventaire triée par bâtiment et par magasin, avec des cases pour inscrire le décompte physique. Pour plus d'information, voir État de l'Inventaire.
Si vous savez la raison des différences entre les registres de MainBoss et l'inventaire physique, vous devriez faire un ajustement spécifique. Par exemple, si le processus d'inventaire vous a permis de trouver que certains items étaient hors service (brisés), vous devriez enregistrer les bris en utilisant un ajustement. Pour plus d'information sur les divers ajustements, voir Ajustement Général d'Inventaire. Généralement, vous utilisez seulement l'ajustement "décompte physique" lorsque vous découvrez une différence et que vous ne savez pas la cause de cette différence.
Pour spécifier un ajustement d'inventaire par décompte physique, sélectionnez Inventaire —> Inventaire modif. —> Décomptes physique du menu. MainBoss ouvre une fenêtre contenant ce qui suit:
- Cat. d'inventaire: Vous permet de spécifier une catégorie d'inventaire. Si vous sélectionnez une catégorie, la liste déroulante du champ "Items sélectionnés" (ci-dessous) affichera seulement les items appartenant à cette catégorie.Pour en savoir plus sur les catégories d'inventaire, voir Catégories d'Inventaire.
- Items inventoriés: Spécifie que vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" affiche seulement les items inventoriés. Ceci est le choix par défaut.
- Items non-inventoriés: Spécifie que vous voulez que la liste déroulante de "Items sélectionnés" affiche seulement les items non-inventoriés.
- Items sélectionnés: Une liste déroulante affichant les items inventoriés. Le contenu de la liste est controlé par "Cat. d'inventaire", Items inventoriés et Items non-inventoriés.
- Choisir cet item: Cliquer ici copie la sélection courante de "Items sélectionnés" dans "Item d'inventaire".
- Nouvel item: Cliquer sur ce bouton vous permet d'entrer une nouvelle description pour un nouvel item inventorié. Ceci est très utile lorsque vous enregistrez le décompte physique d'un item qui n'est pas un item courant de votre inventaire; vous pouvez ajouter l'item à votre inventaire et ensuite continuer à enregistrer le décompte physique.
Cliquer sur Nouvel item ouvre la fenêtre d'édition Item Inventorié. Pour plus d'information sur l'utilisation de cette fenêtre, voir Description d'Items Inventoriés et Non-Inventoriés.
- Item d'inventaire: C'est l'item choisi dans "Items sélectionnés" ou spécifié quand vous avez cliqué Nouvel item.
- Date: La date du décompte physique.
- Matériel disponible: La quantité de l'item sélectionné présentement disponible dans vos magasins.
- En commande: La quantité de l'item sélectionné présentement en commande. (Les Items sont placés en commande quand un bon d'achat approprié est émis, Pour plus d'information, voir Bons d'achat.)
- En réserve: La quantité de l'item sélectionné présentement réservée pour utilisation dans divers bons de travail. (Les items sont mis en réserve lorsqu'un bon de travail approprié est créé et contient une quantité de cet item dans sa liste de matériaux; pour plus de plus amples informations, voir Création et Édition d'un Bon de Travail.)
- Bâtiment: Le bâtiment contenant le magasin où a eu lieu le décompte physique. Si vous laissez ce champ vide, la liste déroulante "Magasin" (ci-dessous) affichera tous les magasins de votre organisation.
- Magasin: Le magasin où a eu lieu le décompte physique.
- Avant: Cette rangée affiche les données actuelles des registres de MainBoss. Vous permet de voir ce que MainBoss assume comme étant le décompte réel.
- Après: Cette rangée devrait afficher les données réelles du décompte physique actuel. Autrement dit, c'est ici que vous tapez le résultat du décompte actuel (si ce décompte est différent des registres courants de MainBoss). Les options Préserver coût d'unité et Préserver coût total (décrites ci-dessous) affectent ce qui arrive quand vous tapez de nouvelles valeurs dans les champs de cette rangée.
- Disp. au mag.: La quantité de cet item actuellement disponible au magasin spécifié.
- Coût total: Le coût total des items actuellement disponibles dans tous vos magasins. Dans la rangée "Avant", c'est le coût total actuel enregistré dans MainBoss.
- Disponible: La quantité totale de l'item actuellement en main dans tous vos magasins. Si vous tapez une nouvelle valeur dans le décompte pour un seul magasin ("Disp. au mag."), MainBoss ajuste "Disponible" dans la rangée "Après" en conséquence.
- Coût unitaire: Le coût par unité de ce type d'item. Dans la rangée "Avant", c'est le coût unitaire actuel enregistré dans MainBoss.
- Emplacement: L'emplacement de l'item sélectionné dans le magasin spécifié.
- Référence: Toute information de référence additionnelle qui pourrait être utile dans ce contexte.
- Préserver coût d'unité: Si cette option est cochée, MainBoss préserve le coût unitaire de l'item quand vous entrez une nouvelle valeur dans la rangée "Après" dans la colonne "Disp. au mag.".
Par exemple, supposons que la rangée "Avant" ait 3 de "Disp. au mag." à un "Coût unitaire" de $10, et donc un "Coût total" de $30. Si vous utilisez la rangée "Après" pour spécifier une nouvelle valeur de 2 "Disp. au mag.", MainBoss préserve le coût unitaire à $10 et ajuste le nouveau total à $20. En d'autres mots, MainBoss change le coût total pour qu'il devienne nouvelle quantité de l'item multiplié par le vieux coût unitaire.
- Préserver coût total: Si cette option est cochée, MainBoss préserve le coût total de tout votre inventaire de l'item quand vous entrez une nouvelle valeur dans la rangée "Après" dans la colonne "Disp. au mag.".
Par exemple, supposons, que la rangée "Avant" ait 3 de "Disp. au mag." à un"Coût unitaire" de $10, et donc un "Coût total" de $30. Si vous utilisez la rangée "Après" pour spécifier une nouvelle valeur de 2 "Disp. au mag.", MainBoss préserve le coût total à $30 et ajuste le nouveau coût unitaire à $15. En d'autres mots, MainBoss change le coût unitaire pour qu'il devienne le vieux coût total divisé par la nouvelle quantité de l'item.
| Note: Préserver coût d'unité et Préserver coût total contrôlent les ajustements automatiques par MainBoss. Vous pouvez aussi taper un "Coût unitaire" ou un "Coût total" explicitement dans la rangée "Après". Si vous tapez un nouveau coût unitaire, MainBoss ajuste automatiquement le coût total, et vice versa. |
- Sauv & Nouv: Sauvegarde l'enregistrement en cours et vide les champs afin que vous puissiez entrer un nouvel enregistrement.
- Clôner: Crée une autre fenêtre de décompte physique en utilisant la même information que l'enregistrement en cours. Par exemple, supposons que vous vouliez ajuster le décompte physique de plusieurs items dans le même magasin. Vous pouvez remplir la fenêtre de décompte physique pour le premier item, puis reproduire l'enregistrement; vous obtenez une nouvelle fenêtre enregistrement spécifiant le même magasin. Gardez cette information au sujet du magasin et inscrivez l'item suivant dans le champ "Item d'inventaire". La reproduction d'un enregistrement après l'autre vous évite d'avoir à retaper les champs "Bâtiment" "Magasin" à chaque fois.
- Supprimer: Supprime l'enregistrement de l'ajustement.
- Sauver: Sauvegarde l'enregistrement en cours mais laisse les données intactes. Vous pouvez donc continuer à éditer le même enregistrement.
- Terminer: Ferme la fenêtre. MainBoss élimine toute information qui n'a pas déjà été sauvegardée.
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