Archiver vos Données

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La plupart des organisations choisissent d'archiver leurs données sur une base régulière (par exemple, à tous les trimestres ou tous les six mois). Le processus d'archivage enlève les vieux bons de travail, les vieux bons d'achat et les registres historiques d'inventaire de votre banque de données MainBoss; ces vieux registres sont emmagasinés dans un format compressé spécial qui prend moins d'espace disque.

Note: Avant de commencer une opération d'archivage, assurez-vous que personne n'utilise en même temps le logiciel MainBoss. Aussi souvenez-vous de faire une sauvegarde de vos fichiers de banque de données au cas où une défaillance du système surviendrait durant le processus d'archivage. Pour en savoir plus sur la sauvegarde de votre banque de données, voir Faire la Sauvegarde de votre Banque de Données.

Pour commencer à archiver les vieilles données, sélectionnez Administration —> Mise en archive —> Archive du menu. MainBoss affiche une fenêtre contenant ce qui suit:

Code: Un code d'identification qui sera utilisé pour libeller le fichier d'archive.
Créée: La date à laquelle l'archive est créée. Pour un nouvel ensemble d'archives, ce champ sera vide; quand vous êtes en processus de création d'archive, MainBoss entrera la date du jour.
Date de limite: Spécifie une date. MainBoss archivera tous les bons de travail fermés, tous les bons d'achat fermés et tous les registres historiques d'inventaire jusqu'à et incluant cette date. Ceci nettoiera votre banque de données de tous les jours et sauvegardera la vieille information dans un format plus compact.
Commentaires: Tout commentaire qui vous aidera à identifier ce que contient cette archive. Par exemple, vous pourriez y taper Registres jusqu'au 31 décembre 1999.
Restauré le: La date à laquelle cet ensemble d'archives a été rétabli (s'il y a lieu). Ce champ sera vide si vous êtes en train de créer un nouvel ensemble d'archives.
Fichier d'archives: Le nom actuel du fichier contenant les données archivées. Ce champ sera vide si vous êtes en train de créer un nouvel ensemble d'archives.
Archiver: Sauvegarde l'information que vous avez inscrite et ferme la fenêtre. Si c'est un nouvel ensemble d'archives, MainBoss affiche un message demandant s'il est correct de procéder à l'archivage. Cliquez sur le bouton Ok pour procéder.
Annuler: Ferme la fenêtre sans sauvegarder aucune information ou créer un ensemble d'archives.

Note: Le processus d'archivage enlève les bons de travail fermés et les bons d'achat fermés de votre banque de données principale. Il n'enlève pas les bons de travail ouverts et les bons d'achat ouverts, peu importe leurs dates de création (âge).

Pour de l'information sur le rétablissement des ensembles d'archives, voir Rétablir et Utiliser un Ensemble d'Archives. Pour de l'information sur l'examen d'ensembles d'archives que vous avez déjà créés, voir Fureter les Ensembles d'Archives.

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