Orden de Compras

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MainBoss le permite crear órdenes de compras para usted. Esta orden de compra podrán cubrir la compra de bienes y servicios (es decir, artículos de inventario y gastos fuera de la mano de obra). Además, la orden de compra pueden incluir Artículos diversos tales como los impuestos y recargos de servicio.

Para dar cabida a las organizaciones que requieren la aprobación antes de hacer una compra, el proceso de creación de una orden de compra puede tener varias etapas:

• Borrador: Esta es la etapa en la que entran por primera vez la información sobre la orden de compra. La orden de compra permanece en su estado de borrador hasta que la emite (véanse más adelante).
  
  Muchas organizaciones requieren un proceso de aprobación formal de parte o la totalidad orden de compras creado por el departamento de mantenimiento. Normalmente, una orden de compra se mantiene en la fase de proyecto hasta que reciba todas las aprobaciones necesarias.

Nota: Los artículos de inventario se considera que están en orden tan pronto como aparecen en un borrador de orden de compra. MainBoss hace esto para evitar el exceso de ordenamiento de valores-una vez que un artículo ha sido puesto en una orden de compra, el correspondiente "existencias", las cantidades son actualizadas para mostrar la cantidad de existencias que con el tiempo llegarán.

El inconveniente de este enfoque es que los artículos son considerados en orden antes de la orden de compra se emita. Si la orden de compra no se emite durante mucho tiempo, es posible que se engañe al pensar que el autor pronto va a aparecer, cuando en realidad, la orden de compra ni siquiera ha sido enviada al vendedor. Por este motivo, debe tratar de no salir de cualquier orden de compra en la fase de borrador durante un período prolongado de tiempo.

• Emitido: Una vez que una orden de compra ha sido aprobada, puede ser emitida al vendedor quien suplirá los bienes. Una orden de compra emitida ha sido actualmente enviada al vendedor.
  
  Una vez que una orden de compra se ha emitido, no se puede añadir más artículos a la misma. Si usted ha publicado una orden de compra, pero encontramos que hay que hacer cambios antes de enviarlo al vendedor, MainBoss le permite retirar la orden de compra.
  
  No se puede registrar la recepción de bienes o servicios en relación con una orden de compra hasta que la orden de compra se emita.
• Cerrada: Una vez que haya recibido todos los artículos se especifica en la orden de compra, la orden de compra se puede cerrar. La orden de compra también se puede cerrar si algunos artículos se han recibido y las órdenes de artículos pendientes han sido cancelados.
  
  Una orden de compra cerrada no se puede editar. Si usted realmente desea hacer cambios, hay que reactivarlo primero. Si desea agregar comentarios a la orden de compra, debe hacerlo antes de cerrarlo.
• Anular: Un borrador de orden de compra podrá ser cancelada marcándolas como anuladas.

MainBoss tiene varios botones para cambiar el estado de la orden de compras. Estos se resumen a continuación:

• Vacio: Cambia con Borrador y Anular, y también abre una ventana donde se puede registrar un comentario acerca de por qué decidió cancelar la orden de compra
• Borrar Orden de Compra: Cambia Anular y Borrador, y también abre una ventana donde se puede registrar un comentario sobre por qué decidió volver a abrir la orden de compra
• Emitida: Cambia Borrador a Emitido
• Emitida (con comentario): Igual que Emitida, sino que también abre una ventana donde se puede registrar un comentario sobre lo que está haciendo
• Retirar orden de compra: Cambia Emitido a Borrador, y también abre una ventana donde se puede registrar un comentario explicando por qué se está retirando la orden de compra
• Cerrar Orden de Compra: Cambia Emitido a Cerrada
• Cerrar la Orden de Compra (Con comentario): Igual que Cerrar Orden de Compra, pero también abre una ventana donde se puede registrar un comentario sobre lo que está haciendo
• Reactivar Orden de Compra: Cambia Cerrada a Emitido, y también abre una ventana donde se puede registrar un comentario explicando por qué usted es la reactivación de la orden de compra

Las órdenes de compra pueden ser creadas en un número de maneras diferentes. El más simple es crear una directamente desde el visualizador de orden de compra (Órdenes de Compras en el panel control). Las órdenes de compra también pueden ser creadas como parte del proceso de creación de una orden de trabajo. Cuando una orden de trabajo requiere contratar a contratistas externos o la compra de materiales no-inventariados, MainBoss le permite crear una orden de compra para cubrir los costos de mano de obra o materiales. Para más información sobre esta forma de crear orden de compras, vea Editar Órdenes de Trabajo.

Códigos de Estatus de Orden de compra: En adición a la orden de compra estándar establece, usted puede crear sus propios códigos de estatus para describir la condición de la Orden de Compras. Por ejemplo, es posible tener códigos de estatus como

Esperar para cotización de precio
Esperar para aprobación de Gestión
Artículos en orden de vuelta

Para más información sobre códigos de estatus de orden de compra, vea Orden de Compra Códigos de Estatus.

Para información sobre ver orden de compras, vea Ver Orden de Compras. Para más sobre crear y editar orden de compras, vea Editar Orden de Compras. Para más sobre imprimir orden de compras, vea Imprimir Orden de Compras. Para más sobre informes relacionados a la orden de compra, vea Informes de Orden de Compra.

Vea también:

• Recibos
• Informes de Orden de Compra

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